Najčastejšie zistenia z auditov systému manažérstva kvality podľa STN EN ISO 9001: 2016

V tomto článku vám budeme prinášať pravidelné informácie o najnovších zisteniach, ktoré sme identifikovali na auditoch systémov manažérstva kvality podľa ISO 9001. Nájdete tu množstvo nezhôd, ktoré sa najčastejšie opakujú, ako aj slabé stránky a príležitosti na zlepšenie. Tešiť sa môžete aj na opatrenia, ktoré organizácie najčastejšie prijímajú, aby nezhody odstránili.

Všetky informácie v tomto blogu sú vo všeobecnej rovine a nevzťahujú sa na žiadnu konkrétnu organizáciu alebo certifikovaného klienta. Veríme, že vám pomôžu pri zlepšovaní vašich manažérskych systémov a posunú vašu organizáciu vpred.

A keďže máme radšej skratky, ako sa učiť na vlastných chybách, prajeme vám podnetné a inšpiratívne čítanie.

 

Kapitola 4. Súvislosti organizácie

Zistenia:

  • predmet systému manažérstva kvality uvedený v dokumentácii nepopisuje presne skutočný stav
  • neaplikovanie niektorých požiadaviek normy nie je dostatočne odôvodnené

Opatrenia:

  • aktualizovať a spresniť predmet systému manažérstva kvality v dokumente
  • neaplikovanie požiadaviek zdôvodniť resp. aplikovať relevantné požiadavky

 
Kapitola 5. Vodcovstvo

Zistenia:

  • chýba dôkaz o oboznámení pracovníkov s politikou kvality
  • niektorí pracovníci (najmä robotníckych profesií) nie sú informovaní o politike kvality
  • organizačná schéma uvedená v organizačnom poriadku nie je výstižná (nejednotné pomenovanie organizačných buniek - podľa osôb aj podľa činností, chýbajúce útvary, nevhodné uvádzanie konkrétnych mien v štruktúre, nesprávne uvádzanie horizontálnych a vertikálnych vzťahov)
  • v popisoch pracovných činností nie sú uvedené osoby resp. funkcie zodpovedné za vykonanie jednotlivých činností
  • osoby zodpovedné za zabezpečenie zhody systému manažérstva kvality nemajú pridelenú dostatočnú právomoc

Opatrenia:

  • politiku kvality zverejniť na webstránke spoločnosti a v priestoroch pre zamestnancov
  • do procesu prijímania nových pracovníkov zahrnúť oboznámenie s politikou kvality a informovať aj ostatných pracovníkov o povinnostiach vyplývajúcich z politiky kvality
  • prepracovať a doplniť organizačnú schému
  • všeobecné popisy pracovných činnosti konkretizovať na jednotlivé funkcie
  • prideliť potrebné právomoci na zabezpečenie zhody systému manažérstva kvality menovaním, resp. poveriť osoby so zodpovedajúcou právomocou

Kapitola 6. Plánovanie

Zistenia:

  • opatrenia na zvládanie rizík a príležitostí nie sú plánované
  • plánované opatrenia sú zamerané iba na zvládanie rizík a nie aj na zvládanie príležitostí
  • ciele kvality nie sú merateľné a časovo ohraničené, bez príslušných kompetencií

Opatrenia:

  • pravidelne aktualizovať zoznam rizík a príležitostí
  • na určenie rizík a príležitostí využiť niektoré analytické nástroje napr. SWOT analýzu
  • plánované opatrenia na zvládanie rizík a príležitostí zahrnúť aj do cieľov kvality
  • pri stanovení cieľov kvality na nasledujúce obdobie sa zamerať na ich merateľnosť a určenie zodpovednosti za ich plnenie

Kapitola 7. Podpora

Zistenia:

  • používajú sa nekalibrované prístroje
  • na prístrojoch nie je uvedený kalibračný stav
  • zoznamy meradiel nie sú aktualizované
  • nie je stanovený, prípadne dodržiavaný spôsob manipulácie, ochrany a uskladnenia meracích a monitorovacích prístrojov
  • pracovníci nespĺňajú kritériá pre príslušné pracovné zaradenie, ktoré sú stanovené v kvalifikačnom katalógu, resp. kvalifikačné kritéria sú postavené podľa osoby, ktorá príslušnú funkciu vykonáva
  • pracovníci neabsolvujú školenia v zmysle plánu
  • neexistujú záznamy o účasti pracovníkov na školeniach
  • nie je stanovený postup pre riadenie zdokumentovaných informácií v elektronickej forme a nie je zabezpečená dostatočná ochrana
  • používajú sa zdokumentované informácie neschválené zodpovedným pracovníkom organizácie
  • zoznam zdokumentovaných informácií je nesprávne vedený (nekompletný, neaktuálny, neodzrkadľuje stav zmien)
  • na pracoviskách sa nachádzajú neaktuálne postupy prác a zmeny v zdokumentovaných informáciách nie sú vykonávané stanoveným postupom (napr. nie je vyznačený stav revízie, chýba podpis zodpovednej osoby, nevykonáva sa distribúcia zmien)
  • neplatné postupy činností a iné neplatné zdokumentované informácie nie sú zodpovedajúco označené
  • k zdokumentovaným informáciám nemajú prístup dotknutí pracovníci
  • formuláre nie sú považované za riadené zdokumentované informácie
  • zdokumentované informácie nie sú uchovávané požadovanú dobu

Opatrenia:

  • meracie prístroje označiť dátumom platnosti kalibrácie
  • priebežne aktualizovať zoznam meradiel
  • prehodnotiť stanovené kvalifikačné kritéria a zabezpečiť doškolenie pracovníkov
  • diplomy, osvedčenia a certifikáty zo školení založiť do kariet pracovníkov
  • zabezpečiť elektronické dokumenty podľa príslušných práv ich používateľov
  • aktualizovať zoznamy platných dokumentov
  • neplatné predpisy na pracoviskách stiahnuť z obehu a zamedziť prístup k neplatným dokumentom v elektronickej forme
  • zabezpečiť primeraný prístup k zdokumentovaným informáciám a ich vhodnú archiváciu

Kapitola 8. Prevádzka

Zistenia:

  • chýbajú zdokumentované informácie o preskúmaní požiadaviek zákazníka a o potvrdení ich prijatia
  • zmeny zmluvy nie sú vykonané v zmysle stanoveného postupu
  • nie je stanovený plán vývoja, prípadne vypracovaný plán nie je dodržiavaný
  • nie sú jednoznačne stanovené požiadavky na funkciu a výkonnosť vyvíjaného produktu
  • nie sú určené zodpovednosti pre všetky činnosti vývoja
  • nie sú stanovené organizačné väzby a spôsob komunikácie medzi skupinami vývoja
  • nedodržiava sa postup pri zmenách vývoja
  • chýbajú zdokumentované informácie o pravidelnom prehodnotení subdodávateľov
  • výber dodávateľa sa nevykonáva podľa stavovaných kritérií
  • nedôsledne vyplnené objednávky pre dodávateľov (chýba dodacia lehota, platobné podmienky)
  • pri overení výrobkov u subdodávateľa chýba v objednávke, resp. v zmluve špecifikácia spôsobu overenia a uvoľňovania výrobku
  • chýba dôkaz o vstupnej kontrole nakúpeného materiálu
  • práce sa nevykonávajú v zmysle platný noriem a predpisov
  • nedodržiavajú sa stanovené postupy výroby
  • zdokumentované informácie o výrobných procesoch, zariadeniach a pracovníkoch sú neúplné alebo nie sú vyhotovené
  • vstupujúce materiály, výrobky, polotovary a hotové výrobky nie sú identifikované v zmysle stanovených postupov
  • pri zaradení suroviny do výroby sa stráca jej spätná sledovateľnosť
  • chýbajú záznamy o overení, strate a poškodení výrobkov dodávaných zákazníkom
  • nie sú dodržiavané stanovené požiadavky na manipuláciu
  • výrobky (materiál, suroviny) nie sú uskladnené podľa stanovených podmienok
  • nedodržiava sa postup pri príjme a výdaji zo skladu (chýbajú záznamy)
  • v sklade sa nachádzajú výrobky po záručnej lehote
  • pri stavebných činnostiach nie je vyplnený kontrolný a skúšobný plán stavby
  • výrobok bol uvoľnený napriek tomu, že nie sú známe výsledky kontrol
  • nie je vypracovaný potrebný postup na vykonávanie kontrol vo výrobe a nevedú sa záznamy (vstupná, medzioperačná, výstupná)
  • "Záznam o kontrole" neposkytuje úplný dôkaz zhody
  • nie je stanovený rozsah plánu kontrol a skúšok vrátane požadovaných dôkazov zhody
  • organizácia nevydáva vyhlásenie o parametroch na svoje výrobky (ak je to potrebné) ako to stanovujú súvisiace zákony
  • nedodržuje sa stanovený postup na vybavenie reklamácií (pracovníci nie sú oboznámení s postupom), postup nezahŕňa zákonom stanovenú lehotu na vybavenie reklamácie
  • nedá sa zistiť, či výrobok prešiel kontrolou, prípadne či pri kontrole vyhovel
  • nezhodný výrobok nie je jasne označený, prípadne umiestnený na určenom mieste
  • pracovníci neovládajú postup pri vzniku nezhody
  • chýba záznam o nezhode, resp. zdokumentované informácie nie sú uchovávané
  • prerobené výrobky nie sú podrobené opätovnej kontrole (chýbajú záznamy)
  • organizácia nevedie záznamy o charaktere nezhôd vzniknutých v rámci výrobného procesu

Opatrenia:

  • dôsledne dodržiavať postup preskúmania požiadaviek zákazníka a vždy potvrdiť ich prijatie stanoveným spôsobom
  • návrh a vývoj vykonať podľa stanoveného plánu a dbať na dodržiavanie stanoveného postupu
  • zabezpečiť pravidelné prehodnotenie dodávateľov zodpovednou osobou
  • dbať na podpisovanie dodacích listov a preberacích protokolov, ako dôkaz o vykonaní vstupnej kontroly nakúpeného materiálu podľa stanoveného postupu
  • sprístupniť postupy výroby zodpovedným pracovníkom a dbať na ich dodržiavaní
  • dôsledne označiť miesta vo výrobe a skladoch
  • zabezpečiť vhodnú identifikáciu materiálu vo výrobe
  • stanovené vlastnosti prostredia v skladoch a výrobe monitorovať a viesť o nich potrebné záznamy
  • dbať na vykonanie kontrol vo výrobe v stanovenom rozsahu a viesť súvisiace záznamy
  • určiť zodpovedných pracovníkov za dodržiavanie postupu na vybavenie reklamácií
  • nezhodné výrobky označiť stanoveným spôsobom a vždy vypracovať predpísaný záznam

Kapitola 9. Hodnotenie výkonnosti

Zistenia:

  • spokojnosť zákazníka sa určuje len na základe počtu reklamácií
  • neexistujú dôkazy o zisťovaní spokojnosti zákazníka
  • nevykonávajú sa plánované analýzy výsledkov monitorovania a merania
  • informácie zozbierané v procese zisťovania spokojnosti zákazníkov sa nevyhodnocujú
  • nie je pravidelne hodnotená výkonnosť a efektívnosť systému manažérstva kvality
  • interné audity vykonávajú pracovníci priamo zodpovední za preverované činnosti
  • interné audity sa nevykonávajú podľa programu auditov
  • zhody s kritériami interného auditu nie sú podložené dôkazmi
  • z interných auditov sa nevypracováva správa a po zistení nezhôd sa neprijímajú nápravné opatrenia
  • program interných auditov nezahŕňa všetky útvary a nie je vhodne stanovený (nie sú auditované všetky požiadavky)
  • chýba dôkaz o preskúmaní manažmentom

Opatrenia:

  • aktívne zisťovať spokojnosť zákazníka stanovenými metódami a informácie priebežne vyhodnocovať resp. prijímať potrebné opatrenia
  • hodnotenie výkonnosti a efektívnosti systému vykonávať pravidelne v rámci preskúmania manažmentom
  • zabezpečiť preškolenie interných audítorov a  pracovníkov zodpovedných za interný audit podľa normy ISO 19011
  • preskúmanie manažmentom vykonať v stanovenom termíne a podľa stanoveného postupu

Kapitola 10. Zlepšovanie

Zistenia:

  • nápravné opatrenia sú nesprávne navrhnuté (odstránenie nezhody sa mylne považuje za nápravné opatrenie, má to slúžiť na odstránenie príčiny)
  • nesprávne určené príčiny nezhody
  • nápravné opatrenie nie je zaregistrované a vyhodnotené z hľadiska účinnosti
  • nie je vykonané overenie účinnosti nápravného opatrenia
  • na základe výsledkov analýz a hodnotení nie sú prijímané opatrenia na zabezpečenie trvalého zlepšovania

Opatrenia:

  • zoznam nápravných opatrení pravidelne dopĺňať a sledovať ich účinnosť
  • činnosti, ktoré vyplynuli z jednotlivých hodnotení a analýz, taktiež zapracovať do nápravných opatrení a dôsledne dodržiavať postup na ich plnenie a vyhodnotenie


Aké zistenia z auditov máte vy? A ktoré opatrenia ste už prijali? Budeme radi, ak nám napíšete svoje skúsenosti a názory do komentára.