Sledujte náš podcast aj na:

Youtube

Spotify

Apple Podcasts

Google Podcasts

Ako sa máme pripraviť na certifikáciu ISO...? Tak túto otázku dostávam často od našich klientov, ale aj od vás, ktorí pravidelne sledujete náš podcast. No a preto som sa rozhodol, že ďalší diel „Systémov manažérstva pre všetkých“ venujem práve tejto téme.

Moje meno je Kamil Dorňák a vítam vás na podcaste Slovenskej certifikačnej spoločnosti.

Príprava na certifikáciu

Ako sa pripraviť na ISO certifikáciu? Čo nás čaká a ako to celé prebieha? Vy už určite viete aj z predchádzajúcich podcastov, že certifikácia nie je žiadny strašiak. Je to nástroj, ktorý vás posunie dopredu k vašim cieľom. Či už v oblasti kvality, to je ISO 9001, alebo v oblasti ochrany životného prostredia, to je ISO 14001, alebo chcete lepšie chrániť zdravie a bezpečnosť pracovníkov, to je ISO 45001, alebo ktorýkoľvek zo systémov manažérstva chcete podľa noriem ISO zaviesť.

Rozhodnutie

Možnože najťažšie v celom tomto procese je spraviť rozhodnutie, že ideme do toho. Že ideme systém manažérstva zaviesť a dáme ho certifikovať. Vyčleníme si prostriedky a naozaj ideme do toho. Lebo to má už naša konkurencia? Lebo to od nás žiada zákazník? Alebo sa hlásime do výberového konania a toto je jedna z podmienok? Čokoľvek je ten hlavný dôvod, je to jedno, lebo vo výsledku je to dobré rozhodnutie.

Aká je cena?

Áno, potrebujete na to čas a peniaze. Zvedenie systému od nuly nie je otázkou pár dní, ale pohybuje sa rádovo v rozmedzí niekoľkých mesiacov. A cenovo sa bavíme pre stredne veľké firmy o tisíckach eur za poradenstvo. Ale... opäť je tu niekoľko ALE.

Ale ako to môžem stihnúť rýchlejšie?

Využite dobrého poradcu alebo konzultanta. Pýtajte sa zákazníkov, alebo dodávateľov, či vám vedia niekoho dohodiť. Pýtajte sa na certifikačnom orgáne. Každý dobrý certifikačný orgán vám rád odporučí poradcov, s ktorými majú dobré skúsenosti vo vašej oblasti. Výhodou je, že poznajú systém, ktorý poradca používa, poznajú formu dokumentácie, poznajú aplikáciu jednotlivých požiadaviek v praxi. A samozrejme, keďže predpokladáme, že už niekoľko krát aj certifikát pre takýto systém vydali, s vysokou pravdepodobnosťou to bude aj vo vašom prípade.

Druhá možnosť je, že ste prosperujúca firma s dobrou históriou. Totižto, zo skúsenosti už vieme, že väčšina prosperujúcich firiem spĺňa až 80 percent požiadaviek na systémy manažérstva, ktoré vyplývajú z noriem ISO. Zaveďte aj zostávajúcich 20 percent požiadaviek do praxe a máte vyhraté.

Už len aby si všetci pracovníci osvojili systém, to môže trvať pár dní, prípadne týždňov, a môžete žiadať certifikačný orgán o termín auditu.

Ale ako môžem ušetriť peniaze?

Ako minimalizovať výdavky... Odpoveď nie je zložitá a určite už mnohí tušíte, čo poviem... Využite lacného poradcu. Alebo ho nevyužite vôbec. Samozrejme že to ovplyvní aj dĺžku zavádzania systému, ale neznamená to, že váš systém bude horší. Dobrý systém manažérstva si viete zaviesť aj sami. A možno aj lepší ako poradca, lebo lepšie poznáte procesy vo vašej firme a viete aj, kde sú vaše slabiny. Ak máte na to kapacity, určite odporúčam. Ak potrebujete šetriť, kúpte si normu a choďte do toho. Veľa informácií získate aj z našich podcastov. Alebo najlepšie, ak sa prihlásite na školenie. Napríklad na stránke iso-skolenie.sk máte na výber z niekoľkých zaujímavých školení, ktoré sú dostupné online a za príjemnú cenu. Stačí sa prihlásiť a môžete hneď začať s výučbou.

A čo ak to stačiť nebude? Čo ak sa do niečoho zamotáte a nebudete to stíhať sami? Môžete využiť poradcu. Ale tento krát, už budete vedieť, čo presne od neho požadujete a čo už máte hotové. Z toho sa v konečnom dôsledku odvíja aj cena za poradenstvo. Čím väčšiu časť práce urobíte vo vlastnej réžii, tým menej bude potrebný čas poradcu a tým menšia bude aj finálna faktúra za poradenstvo. Logicky.

Ale ako môžem získať certifikát rýchlejšie a ešte aj ušetriť?

Toto je už ťažšia otázka. Občas sa stáva, že medzi zamestnancami sa nájde skutočný nadšenec do systémov manažérstva, ktorý pomôže zaviesť systémy podľa ISO v rekordne krátkom čase a to popri svojej každodennej práci. Ale to je naozaj len výnimkou.

Záujemcovia skôr hľadajú certifikačný orgán, ktorý vie lacno a ideálne úplne bez auditu vydať certifikát. A žiaľ, ešte stále sa nejaký ten certifikačný orgán nájde. Je to škoda, no, ale taká je doba. Treba hľadať...

Poskytuje certifikačný orgán poradenstvo?

Možno vás pri tom všetkom napadla otázka, prečo certifikačný orgán neposkytuje poradenstvo? Určite by to bolo lacnejšie a rýchlejšie. To áno. Ale vzhľadom na konflikt záujmov a zachovanie nestrannosti tieto služby certifikačné orgány ponúkať nemôžu. Alebo nemali by. No prax je niekedy iná a viete nájsť aj certifikačné orgány, ktoré vám v jednom balíku za jednu cenu ponúknu aj prípravu a zavedenie systému a aj certifikáciu. A často k vám príde jeden a ten istý audítor, ktorý u vás systém aj zaviedol.

No, nevadí. Poďme ale ďalej.

Implementácia systému manažérstva

Ak ste sa rozhodli z dobrých dôvodov pre certifikáciu systému manažérstva, asi chcete tento systém aj reálne využívať. Nepotrebujete si komplikovať život zbytočnou byrokraciou. A asi aj očakávate nejaký prínos, či už vo vzťahoch so zákazníkmi, alebo dodávateľmi, alebo chcete spraviť poriadok vo firme, prípadne chcete zastaviť plytvanie zdrojmi, ušetriť náklady, zlepšiť životné prostredie, bezpečnosť zamestnancov, ...alebo akýkoľvek dobrý dôvod máte.

Dôležité je, že ste sa rozhodli pre zavedenie a certifikáciu systému manažérstva podľa ISO. Postup certifikácie teraz nebudem dopodrobna preberať, lebo hovorili sme si už o tom v celkom obsiahlom podcaste číslo 3 s názvom Certifikácia. Vy teraz hlavne potrebujete vedieť, na čo sa zamerať pri príprave na certifikáciu.

Ako zaviesť systém manažérstva podľa ISO?

Vo väčšine systémov manažérstva je postup zavádzania rovnaký. Spravíte si analýzu súčasného stavu, zhodnotíte silné a slabé stránky vašej organizácie, príležitosti a hrozby, ...ale o tom sme už hovorili v predchádzajúcich podcastoch. Ja vám to teraz trochu skrátim a zjednoduším. Pozrime sa na hlavné oblasti, ktoré sú dôležité pre certifikáciu a pre firmy sú väčšinou úplne nové.

Politika systému manažérstva

Ako prvé, čo každý audítor pýta, je politika systému manažérstva. Každá certifikovaná organizácia musí mať svoju politiku zverejnenú, takže neváhajte sa aj vy inšpirovať tými najlepšími napríklad na webe.

Ciele a úlohy

Ďalej si pripravte ciele a úlohy na nasledujúce obdobie, ktoré sú v súlade s vašou politikou a zamerajte sa hlavne na ich praktickosť. Nerobte ciele len preto, že norma požaduje ciele. Skutočne sa zamyslite, čo chcete dosiahnuť a to tam vložte.

Zdokumentované informácie

Pripravte si zdokumentované informácie o vašich činnostiach v zrozumiteľnej forme. Nie tak, aby to pochopili audítori, ale hlavne, aby to pochopili vaši pracovníci, a aby informácie boli zrozumiteľné a jasné. Aby každý vedel čo, kedy a ako.

Predmet systému manažérstva

Okrem toho nezabudnite v dokumentácii popísať predmet systému manažérstva, čiže ktoré činnosti vaša organizácia vykonáva, ďalej hierarchiu pracovných pozícii, zodpovednosti a právomoci pracovníkov, tok informácií a poskytovanie, prípadne využívanie zdrojov.

Dokumenty požadované normou

Ak máte spracovanú dokumentáciu k činnostiam, ktoré vykonávate, lebo samozrejme to je oblasť, ktorej sa vy rozumiete najlepšie, audítori zvyknú pýtať aj ďalšie dokumenty, aby overili plnenie požiadaviek noriem ISO. Napríklad: Analýzu rizík a príležitostí, Register právnych a ďalších požiadaviek, Register nebezpečenstiev, rizík a príležitostí pre ISO 45001, Register environmentálnych aspektov a vplyvov pre ISO 14001, Plán školení, Hodnotenie poskytnutej prípravy, Zoznam meradiel a Plán kalibrácie, Zoznam ukazovateľov monitorovania a merania procesov, Hodnotenie dodávateľov, Hodnotenie spokojnosti zákazníkov, alebo napríklad aj Zoznam dokumentácie.

Interný audit

Určite si urobte ešte pred vykonaním samotného certifikačného auditu aj váš vlastný interný audit. Je to výborná pomôcka, keď vaši vyškolení audítori zoberú normu a prejdú bod po bode, čo a ako plníte. Audítorov môžete vyškoliť aj na našom online školení na stránke iso-skolenie.sk.

Preskúmanie manažmentom

No a ešte jedna dôležitá vec - preskúmanie manažmentom. Pripravte správu a vykonajte preskúmanie. Bez toho od vás audítori neodídu.

Keď potrebujete viac informácií k jednotlivým bodom, ako som už spomínal, stránka www.iso-skolenie.sk je vám k dispozícii. Video-kurzy k jednotlivým manažérskym systémom máte vždy poruke online a aj s certifikátom o absolvovaní. Nezabudnite sa čím-skôr prihlásiť.

Certifikácia systému manažérstva podľa ISO

A keď už teda všetko viete a máte pripravené, a aj certifikačný orgán máte vybratý, a aj zmluvu o certifikácii máte podpísanú, porozmýšľajte nad vhodným termínom certifikačného auditu.

Prvá fáza certifikácie

Ak certifikačný orgán požaduje vykonať prvú fázu certifikácie na mieste, čiže u vás vo firme, počítajte s prvým stretnutím s audítormi ešte pred samotnou certifikáciou. Tento predcertifikačný audit prebieha väčšinou v uvoľnenejšej atmosfére a preberá sa na ňom hlavne vaša pripravenosť na certifikáciu, v akom stave máte systém manažérstva a prípadne máte možnosť vysvetliť, prečo robíte činnosti tak, ako robíte a prečo ste jednotlivé požiadavky aplikovali, alebo zaviedli tak, ako ste ich zaviedli. Čo je super aj pre vás, aj pre audítorov certifikačného orgánu. Oni hlavne potrebujú podklady k plánovaniu ostrého certifikačného auditu, a potrebujú získať dôkaz, že budete k termínu auditu dostatočne pripravení.

Druhá fáza certifikácie

Na certifikačný audit, čiže druhú fázu certifikácie, už potrebujete mať k dispozícii kľúčových pracovníkov, ktorí sú oboznámení s plánom auditu, mali by ste mať pripravené potrebné dokumenty k systému manažérstva a mali by ste mať vytypované činnosti, ktoré v danom termíne vykonávate a sú premetom certifikácie. Je to jednoducho preto, aby audítori vedeli preveriť v praxi, ako váš systém funguje. Oni si síce vyberajú činnosti, zákazky alebo objekty náhodne, ale nikdy nezaškodí, keď ich trochu navediete.

Prínos auditu

To však neznamená, že audítorom ukážete iba miesta, kde to funguje najlepšie. Práve naopak, ak máte niektoré oblasti, kde možno s implementáciou trochu zaostávate, skúste sa opýtať aj na ich názor. Možno vás inšpirujú k lepším riešeniam, ako ste vymysleli vy. Nevadí, že riskujete nejakú nezhodu v záverečnom hodnotení, prínos bude určite väčší. Veď kvôli tomu ste sa predsa rozhodli, že chcete zaviesť a certifikovať systém manažérstva. A preto aj platíte za certifikačný audit. Tak vyťažte z toho čo najviac.

Verím, že vám certifikácia prinesie plno pekných zážitkov a prospešných informácií. Tým sa riadime aj my v Slovenskej certifikačnej spoločnosti. Preto nevyberajte si certifikát podľa kvality papiera, na ktorom je vytlačený, ale vyberajte si certifikačný orgán, ktorý splní vaše očakávania a požiadavky na certifikáciu.

No a to je na dnes všetko. Držím palce pri certifikačných auditoch a prajem vám veľa úspechov.