Certifikácia - Podcast 03
Sledujte náš podcast aj na:
Vitajte opäť na podcaste Slovenskej certifikačnej spoločnosti. Moje meno je Kamil Dorňák a som vedúcim certifikačného orgánu a zakladateľom Slovenskej certifikačnej spoločnosti.
A poďme rovno k veci, lebo viacerí sa ma pýtate, ako prebieha certifikácia systémov manažérstva podľa ISO a čo vám certifikácia vo firme prinesie?
Čo sa týka priebehu certifikácie, podrobný postup máme rozpísaný na našej stránke www.skcs.sk v blogu s názvom „Postup certifikácie“ a za malú chvíľu si ho celý spolu prejdeme. No poďme ešte najskôr na tie prínosy certifikácie. Je mi úplne jasné, že mnohí z vás by v momente vymenovali hneď niekoľko prínosov a výhod. Máme však aj takých, ktorí sa stále nevedia rozhodnúť. Stojí to zato? Venujeme tomu toľko času a peňazí. Oplatí sa to vôbec? Poďme si to teda porovnať.
Vyberiem len také naj- výhody, ktoré sledujeme u našich klientov:
Ako prvé - získate náskok pred konkurenciou. Znie to už celkom otrepane, to áno. Ale vôbec to nepovažujem za prázdnu frázu. Naopak, realita je taká, že veľké percento certifikovaných firiem je naozaj ďaleko pred konkurenciou. Možno je to však presne opačne a práve tie lepšie firmy sa dajú certifikovať. Ale, prečo by ste sami neotestovali na vašej firme, ako to je naozaj?
Ďalšia výhoda, alebo prínos - vaša značka dostane nový rozmer. Presne tak. Značka je dôležitý artikel, ktorý firmy dlhé roky budujú a ktorým sa prezentujú. Ak k značke vašej spoločnosti pridáte zámer dodávať kvalitné produkty, alebo zámer správať sa ekologicky, alebo dbať na bezpečnosť, a podporíte to ešte certifikátom, je to silný odkaz pre každého.
Ďalší prínos - stanete sa dôveryhodným pre svojich partnerov. Ok, to úplne logicky sedí s každým certifikátom. Ak niekto skúsený potvrdí, že to čo robíte, robíte dobre, tak to asi ozaj robíte dobre.
Čo ďalší prínos - zamestnanci sa ochotnejšie zapoja do firemných činností. Áno, keď zamestnanci vidia, že vedenie spoločnosti investuje do zlepšenia, a záleží im na tom, aby firma rástla, oveľa radšej sa zapoja do jednotlivých činností. Často vidíme, že niekedy až nad rámec svojich povinností. Hlavne pri systéme manažérstva environmentu je to krásne. Ak sú zamestnanci presvedčení, že vedenie firmy myslí ochranu životného prostredia naozaj úplne vážne, tak potom zrazu každý sa chce zapojiť. A to je super!
Ďalšia výhoda certifikácie, ktorú hneď pocítite je, že sa vyhnete nepredvídaným nákladom a pokutám. Totižto, keď k vám prídeme aspoň raz ročne na audit, alebo si audit spravíte interne, veľa krát sa odhalí nejaká nezrovnalosť s postupmi. Alebo vás upozorníme na to, že v legislatíve nastala zmena, ktorá sa vás týka a o ktorej ste nevedeli. Proste a jednoducho, každé naše zistenie pri audite, je vaša úspora do budúcna. Či už na prípadných pokutách, alebo na chybných výrobkoch, alebo na možnej strate zákazníkov a podobne.
Dajme si ešte jeden dôležitý prínos certifikácie - rýchlejšie budete napredovať a dosahovať ciele. Na našich školeniach často ukazujeme jeden diagram, voláme ho pílový diagram, ktorý výborne znázorňuje, ako sa certifikovaná organizácia vďaka auditom zlepšuje. Tento diagram hovorí v podstate za všetko. Určite sa k nemu ešte v našich podcastoch vrátime, alebo si ho pozrite na našich školenia na stránke iso-skolenie.sk.
Poďme teraz na nevýhody certifikácie. V podstate som vybral také, nad ktorými naše certifikované organizácie najčastejšie ohŕňajú nos. Ale v konečnom dôsledku, každý sa s tým zatiaľ vyrovnal. A ak sa zameriate na využitie prínosov certifikácie, ktoré sú neporovnateľne významnejšie, budete to aj pre vás úplne jasná voľba.
Takže ako prvá nevýhoda - váš systém musí spĺňať VŠETKY požiadavky zvolenej ISO normy. OK, to myslím, že ani nemusím komentovať. Systémy manažérstva najlepšie fungujú ako celok. Ok, môžete sa inšpirovať niektorými časťami normy, ale najlepšie výsledky dosiahnete, iba ak zapracujete všetky požiadavky do všetkých vašich činností.
Poďme ďalej - každú významnú zmenu musíte hlásiť certifikačnému orgánu. Áno, to vyplýva zo zmluvy o certifikácii. Je to úloha navyše, ale týka sa to naozaj len významných zmien, ako je napríklad zmena sídla spoločnosti, zmena vo vedení organizácie, otvorenie alebo zrušenie pobočky, možno ešte nejaká zmena fakturačných a kontaktných údajov, proste zásadné veci. Niektorých stabilných firiem sa to netýka vôbec.
Ďalšia „nevýhoda“ - vykonanie nápravných opatrení na zabezpečenie súladu s požiadavkami normy je neodkladné. Takže, keď zistíme nesúlad s požiadavkami normy, trváme na tom, aby ste čo-najskôr vykonali nápravné opatrenia, ktoré nesúlad odstránia. Samozrejme v rámci vašich možností. Ale v certifikovaných spoločnostiach už vedia, že „čo môžeš urobiť dnes, neodkladaj na zajtra“ a nebýva s tým problém.
No a zásadná nevýhoda certifikácie, ktorú asi každý pocíti je - vyčlenenie finančných a personálnych prostriedkov na zabezpečenie certifikačných a dozorných auditov. To je vec, s ktorou žiaľ treba počítať. Aj tu je však dobré, keď dokážete vnímať práve ten prínos certifikácie a náklady na ňu plánujete dopredu.
Takže toľko k tomu. Zváženie už nechám na vás.
No a poďme na to, čo ste ešte chceli vedieť. A teda, ako tá certifikácia prebieha?
Základná vec, ktorú musíte splniť, ak chcete absolvovať certifikáciu, je mať zavedený systém manažérstva. Ak ste si istí, že váš systém manažérstva spĺňa všetky požiadavky príslušnej normy ISO, požiadajte certifikačný orgán, aby vykonal certifikáciu. Čo nasleduje?
Prvý krok je zmluva o certifikácii. Podľa žiadosti, ktorú pošlete na certifikačný orgán, vypracujú pracovníci certifikačného orgánu zmluvu. Táto zmluva definuje vzťahy medzi vami a certifikačným orgánom. Väčšinou obsahuje premet certifikácie – čiže čo sa bude certifikovať, ďalej cenu, termíny, požiadavky na dôvernosť informácií a tiež práva, povinnosti a zodpovednosti obidvoch strán.
Druhý krok je plánovanie auditu. Certifikačný orgán vymenuje audítorský tím a pošle vám plán auditu. Audítorský tím, ako aj plán auditu si vzájomne odobríte. Aby mohol audit pokračovať, musíte obe tieto záležitosti odsúhlasiť. Ak máte výhrady k plánu alebo k zloženiu audítorského tímu, neváhajte ich vyjadriť. Certifikačný orgán musí vaše pripomienky zohľadniť a zapracovať do plánu. Certifikačný audit je rozdelený na prvú etapu – to je „poznávacia“ etapa, a druhú etapu – to je „certifikačná“. Dobré je, že prvú etapu môže certifikačný orgán vykovať len posúdením vašej dokumentácie, alebo rozhovorom. Nie je potrebný audit priamo na mieste. Týka sa to hlavne prevádzok a systémov manažérstva, ktorých posúdenie nevyžaduje moc náročnú prípravu. Každý certifikačný orgán má k tomu usmernenie, ktorým sa riadi.
Tretí krok je samotné vykonanie certifikačného auditu. Tu už audítori certifikačného orgánu navštívia sídlo vašej organizácie a vybrané prevádzky, prípadne pobočky alebo pracoviská. Tento konkrétny bod budeme však ešte v našich podcastoch určite viac krát preberať. Je tu toho naozaj veľa a rád by som vám priblížil všetky súvislosti, čo sa vykonania auditu týkajú.
Keď prejdeme na štvrtý krok certifikácie, dostaneme sa k správe z auditu. Na záver každého auditu vypracujú audítori správu, v ktorej hodnotia plnenie požiadaviek príslušnej normy ISO vo vašej organizácii. Tu už záleží na samotných výsledkoch auditu. Svoje zistenia audítori prezentujú na záverečnom rokovaní. Taktiež sa tomuto budeme venovať podrobnejšie pri ďalších podcastoch, alebo ak máte záujem, môžete si pozrieť školenie „Návod na auditovanie systémov manažérstva podľa normy ISO 19011“ na našej stránke iso-skolenie.sk.
A my už ideme do finále. Piaty krok je vystavenie certifikátu. Ak ste obstáli pri audite, certifikačný orgán vám udelí certifikát. Pre rozhodnutie o udelení, respektíve neudelení certifikátu menuje certifikačný orgán zodpovedného nezávislého pracovníka alebo skupinu, ktorá sa zvykne nazývať aj certifikačný výbor. Ak je výsledok kladný, certifikačný orgán vystavuje pre vašu organizáciu certifikát, ako potvrdenie to tom, že systém manažérstva vo vašej organizácii plní požiadavky príslušnej ISO normy.
Udelením certifikátu však certifikácia nekončí. Je tu ešte šiesty krok a tým je udržiavanie certifikácie a činnosti dozoru. To, že ste obdržali certifikát je pre vás iba začiatok cesty. Aby sa zabezpečilo fungovanie vášho systému manažérstva a samozrejme právoplatnosť vydaného certifikátu aj na ďalšie obdobie, certifikačný orgán vykonáva pravidelne každý rok, alebo minimálne raz ročne dozorný audit. Pri audite sa preveruje, či aj naďalej spĺňate všetky požiadavky normy.
No a posledným krokom, aj keď nie konečným, je recertifikácia. Certifikát systému manažérstva sa vydáva na obdobie troch rokov. Pred koncom platnosti certifikátu vykoná certifikačný orgán audit, nazval by som ho komplexný, čiže opäť podobný ako certifikačný audit, ktorý zhodnotí plnenie úplne všetkých požiadaviek normy. Rozdiel medzi dozorným auditom a recertifikačným je práve v tej komplexnosti. Dozorný audit totiž nemusí zahŕňať preverenie všetkých požiadaviek normy, alebo preverenie všetkých činností. Je možné si to rozdeliť na celé obdobie certifikačného cyklu, čiže na celé obdobie platnosti certifikátu. Úspešné absolvovanie recertifikačného auditu umožní certifikačnému orgánu vydať pre vašu organizáciu certifikát aj na ďalšie trojročné obdobie.
A to je všetko. Aby som však mohol úplne uzatvoriť túto časť, rád by som ešte zodpovedal niekoľko zaujímavých otázok, ktoré s touto témou súvisia.
Pýtate sa: Čo ak nesplním všetky požiadavky normy?
Ak niektorú z požiadaviek normy nesplníte, nemusí to ešte vôbec znamenať, že vám certifikačný orgán certifikát neudelí. Záleží na tom, o ktorú požiadavku normy sa jedná a aký je rozsah toho, čo z nej neplníte. O významnosti, respektíve dôležitosti toho, čo neplníte a o dopade na vydanie certifikátu rozhoduje certifikačný orgán.
V tom horšom prípade - ak sa jedná o závažnú nezhodu (čiže, neplníte niektorú dôležitú požiadavku normy), certifikačný orgán určí termín na odstránenie nedostatku a spôsob, ako ho následne preukážete. Spravidla môže certifikačný orgán od vás vyžadovať predloženie doplneného alebo opraveného dokumentu, prípadne môže preveriť odstránenie zistených nedostatkov až pri ďalšom audite, čiže asi o rok. V podstate iba v ojedinelých prípadoch, keď sa nedá preveriť splnenie požiadavky inak, určí certifikačný orgán mimoriadny audit a preverí priamo na mieste opatrenia, ktoré ste prijali na odstránenie nedostatku. Po ich preukázaní sa certifikačný audit ukončí a samozrejme certifikačný orgán rozhodne o vydaní certifikátu. Vôbec sa toho netreba báť. Je to proces.
Ďalšia otázka: Potrebujem na zavedenie systému manažérstva poradcu?
No, záleží v prvom rade na dvoch veciach. Ako prvé záleží na vašej znalosti požiadaviek príslušnej ISO normy. Čiže ako normu poznáte. A druhé, či ste schopní zaviesť také opatrenia vo vašej organizácii, aby bolo zabezpečené plnenie týchto požiadaviek.
Ak máte pocit, že informácie k systémom manažérstva sú príliš vzdialené od vášho zamerania alebo záujmu, oslovte radšej poradcu. Poradenské organizácie a konzultanti majú väčšinou všetky potrebné skúsenosti; a čo je dôležité, dokážu vám podstatne urýchliť proces zavádzania systému manažérstva vo vašej firme. Náklady, ktoré vynaložíte na naozaj dobrého konzultanta, sa Vám určite vrátia. Napríklad vo forme menšej „byrokracie“ a lepšom nastavení vašich vnútropodnikových procesov. Poradca Vám samozrejme môže pomôcť aj pri komunikácii so štátnymi orgánmi a môže vám pomôcť aj pri certifikácii.
No a na záver si dajme ešte jednu vašu otázku: Je certifikácia podľa ISO povinná?
Nie je! Certifikácia je dobrovoľná. Mala by byť dobrovoľná. Dobrovoľnosť je jedným zo základov filozofie manažérskych systémov.
Často však vidíme tlaky na zavedenie a certifikáciu manažérskych systémov zo strany výberových konaní a štátnych zákaziek. Poznáte to. Normy ISO sa tu stávajú akýmsi nástrojom na vyradenie nežiadúcich kandidátov zo súťaží. Bohužiaľ. Naháňanie sa za certifikátom nemá zmysel, pokiaľ nie je zachované pravidlo dobrovoľnosti.
A práve preto by som rád apeloval na zástupcov certifikačných orgánov. Aby pravdivo informovali svojich klientov a zamerali sa hlavne na dôležitosť a výhody zavedenia systémov manažérstva. Aj keď verím, je to veľmi lákavé využiť aktuálnu situáciu a profitovať z nej. No v konečnom, a čo je najviac smutné, poškodzuje to meno a skutočné poslanie systémov manažérstva ako aj noriem ISO.
Aby som ale tento podcast neukončil takto negatívne, musím povedať aj dobrú správu. Videl som v poslednom období pracovať už viacero certifikačných orgánov, aj nových, ktoré si ctia klienta a pochopili filozofiu a skutočnú úlohu systémov manažérstva v spoločnosti. A to ma teší najviac. Ak chcete, pošlem vám kontakt :)
Prajem vám krásny deň a úspešnú certifikáciu.