Systémy manažérstva pre všetkých - Podcast 04 - Politika systémov manažérstva

Sledujte náš podcast aj na:

podcast-ico_youtube.png
Youtube

podcast-ico_spotify.png
Spotify

podcast-ico_apple-podcast.png
Apple Podcasts

google-podcast-logo.png
Google Podcasts


 

A je tu ďalší diel podcastu Slovenskej certifikačnej spoločnosti. Moje meno je Kamil Dorňák a som vedúcim certifikačného orgánu a zakladateľom Slovenskej certifikačnej spoločnosti.

V tomto podcaste sa budeme chvíľku venovať politike systémov manažérstva. Určite ste sa s tým už mnohí stretli. Je to v podstate základný dokument všetkých systémov manažérstva.

Raz sme boli na audite v jednej veľkej stavebnej spoločnosti a išli sme po stavbe, celá výprava, od generálneho riaditeľa, manažér kvality, stavbyvedúci, až po niekoľkočlenný audítorský tím. A v jednej časti stavby sme si vytipovali robotníka, že preveríme ako je oboznámený so systémom manažérstva kvality. Vedúci audítor sa ho teda spýtal, či pozná politiku kvality. Pracovník sa vystrel, pozrel sa na audítora a vraví: „Šéfko, do toho ma neťahajte. S politikou ja nechcem mať nič spoločné. Veď sa pozrite, čo sa deje v tom parlamente.“ Výborná reakcia. Naozaj super, vždy keď prednášam o politike kvality, hneď si na túto príhodu spomeniem.

Čo to ale naozaj tá politika je? Aby sme právne pochopili jej význam, mali by sme začať najskôr tým, že hlavnou pracovnou náplňou vedenia každej organizácie je robiť rozhodnutia, pomocou ktorých sa stanoví smerovanie organizácie. Tu sa dostávame k prvému pojmu a to je vízia. Ako hovorí definícia, vízia je „vrcholovým manažmentom vyjadrená ambícia, ktorú by organizácia chcela dosiahnuť“. Vízia teda odpovedá na otázku: kam sa chcete dostať? Respektíve: aký chcete byť? O vizionároch sa hovorí, že vidia veci a považujú ich za dôležité, aj tam, kde ich iní nevidia, alebo im neprikladajú žiadny význam. Myslím, že je to jasné. Vízia je základ pre rozvoj a smerovanie spoločnosti.

Víziu dopĺňa poslanie – to je ďalší dôležitý pojem. Poslanie si definujeme ako „vrcholovým manažmentom vyjadrený dôvod (alebo účel), prečo organizácia existuje“. Poslanie je zamerané na súčasnosť, zatiaľ čo vízia je zameraná do budúcnosti. Je dna múdrosť hovorí, že „poslanie nemôže existovať bez vízie, lebo by sa za krátky čas znehodnotilo, a vízia nemôže existovať bez poslania, pretože by bola len výplodom fantázie“... trochu filozofie na zamyslenie.

Poďme k ďalšiemu pojmu, s ktorým sa vedenie spoločnosti stretáva a s ktorým sa samozrejme musí vysporiadať ak chce napredovať: je to stratégia – stratégiu definujeme ako „plán na dosiahnutie dlhodobých cieľov, alebo na dosiahnutie celkových cieľov“. Ak si stratégiu správne nastavíte, umožní vám plánovanie niekedy až na desiatky rokov dopredu. Dnes už zo skúseností vieme, že najlepšie stratégia sú hlavne konkrétne a zrozumiteľné. Len tak môžu potom motivovať aj radových zamestnancov v ich každodennej práci.

A tu sa dostávame k pojmu politika. Samozrejme že nejde o politiku, čo sa na nás valí zo správ a z médií, ako si myslel ten pracovník, čo som spomínal. Bavíme sa o tak jednoduchej a príjemnej veci, akou je politika organizácie, alebo firemná politika. Ako hovorí definícia, je to „vrcholovým manažmentom oficiálne vyjadrený zámer a smerovanie organizácie“. Takže všetko, čiže všetky tie pojmy, čo sme si pred chvíľou povedali, dáme na papier. Takže vízia, poslanie, stratégia.

Poďme si teraz rozobrať politiky jednotlivých systémov manažérstva.

Začneme politikou kvality, ktorá je súčasťou systému manažérstva kvality podľa normy ISO 9001. Týka sa teda hlavne kvality vašich produktov a služieb. Ak ju chcete vypracovať napríklad pre vašu organizáciu, jednoducho použite zásady systému manažérstva kvality, ktoré sú popísané v norme ISO 9001. Ak chcete, môžeme si to prebehnúť.

Čo teda píše norma v kapitole s názvom Politika kvality (číslo kapitoly 5.2):

V norme sa píše, že vrcholový manažment musí, čiže je to úloha vrcholového manažmentu vašej organizácie, aby vypracoval, implementoval (to znamená, že aj zaviedol do praxe) a udržiaval politiku kvality, ktorá spĺňa nasledovné požiadavky:
a) je pre vašu organizáciu vhodná a je v súlade s vašim strategickým zameraním - to sme si už spomínali;
b) politika kvality poskytuje rámec na nastavenie cieľov kvality – o cieľoch si budeme ešte rozprávať v niektorom z ďalších podcastov;
c) vaša politika musí obsahovať záväzok na splnenie požiadaviek normy, ktoré sú samozrejme u vás aplikovateľné;
d) vaša politika kvality musí obsahovať aj záväzok, že budete trvalo zlepšovať váš systém manažérstva kvality.

Toto sa týkalo vypracovania politiky kvality. V norme sú ešte ďalšie požiadavky, ktoré sa týkajú komunikácie politiky kvality. Takže poďme na to, politika kvality musí byť:
a) dostupná a udržiavaná ako zdokumentované informácie – takže najlepšie je, keď ju máte v písomnej forme. Či už na papieri alebo na inom nosiči, alebo spracovanú a uloženú v počítači. Ak je to ale pre váš biznis zaujímavé, môžete z nej napríklad spraviť audiozáznam alebo videoklip. Norma to samozrejme umožňuje.;
b) vaša politika musí byť komunikovaná, pochopená a aplikovaná v organizácii – to znamená, že všetci vaši pracovníci ju musia poznať a podľa možnosti sa s ňou aj stotožniť;
c) vaša politika kvality musí byť dostupná relevantným zainteresovaným stranám – čiže ak treba, najlepšie je politiku kvality zverejniť na webstránke. To je v dnešnej dobe najpoužívanejší spôsob. Ale môžete ju aj zarámovať a vyvesiť vo vestibule alebo pri vchode do vašej spoločnosti. Niektoré spoločnosti svoju politiku prikladajú k zmluvám s dodávateľmi a zamestnancami. Určite vymyslíte spôsob, ktorý je pre vašu organizáciu najvhodnejší.

Zaujímavý príklad znenia politiky kvality, ktorý sme videli v niektorej organizácii, bol asi nejak takto: „Všetci pracovníci našej spoločnosti sa zaväzujú, že splnením požiadaviek normy ISO 9001 a trvalým zlepšovaním systému manažérstva kvality, dosiahneme taký výsledný produkt, ktorého kvalita bude spĺňať všetky relevantné predstavy našich zákazníkov.“ Bum. Jednoducho jednou vetou zhrnuté. Už len podpísať a zarámovať. To je samozrejme trochu extrémny príklad. Ono, vždy je lepšie, keď je politika čo najviac konkrétna, ale na začiatok je to celkom fajn.

Keď prejdeme na environmentálnu politiku, požiadavky normy ISO 14001 sú v podstate podobné. Akurát v environmentálnej politike je (na rozdiel od kvality) váš zámer podporovať a zlepšovať environmentálne správanie. Pri stanovení vašej environmentálnej politiky vychádzajte z troch základných záväzkov:
a) chrániť životného prostredie;
b) plniť záväzné požiadavky;
c) sústavne zlepšovať systém manažérstva environmentu.
V rámci týchto záväzkov môžete riešiť napríklad kvalitu vody, recykláciu, kvalitu ovzdušia, zmiernenie klimatických zmien, ochrana ekosystémov, a podobne.

Čo musí environmentálna politika spĺňať podľa normy ISO 14001:
a) musí byť patričná účelu a súvislostiam vašej organizácie, vrátane povahy, rozsahu a environmentálnych vplyvov - či už vašich činností, alebo produktov a služieb;
b) environmentálna politika poskytuje rámec na stanovovanie vašich environmentálnych cieľov;
c) environmentálna politika obsahuje záväzok na ochranu životného prostredia, vrátane prevencie znečisťovania a ďalších špecifických záväzkov , napríklad: udržateľné využívanie zdrojov, zmierňovanie klimatických zmien, ochranu biodiverzity a ekosystémov.
d) ďalej politika zahŕňa záväzok, že budete plniť záväzné požiadavky; a za e)
e) environmentálna politika zahŕňa záväzok na sústavné zlepšovanie systému manažérstva environmentu s cieľom zlepšovať environmentálne správanie.

Environmentálnu politiku ďalej musíte podľa normy ISO 14001:
– udržiavať ako zdokumentovanú informáciu;
– musíte ju komunikovať v rámci vašej organizácie;
– a musíte ju sprístupniť zainteresovaným stranám.
Tu sa opäť môžete sa rozhodnúť, či environmentálnu politiku sprístupníte neobmedzeným spôsobom, napríklad že ju zverejníte na webstránke vašej spoločnosti, alebo ju môžete dať k dispozícii priamo zainteresovanej strane, napríklad na základe žiadosti.

Ešte si môžeme v rýchlosti povedať zopár praktických príkladov, k čomu sa môžete vo vašej environmentálnej politike zaviazať.
V oblasti ochrany životného prostredia to môže byť napríklad - zníženie spotreby prírodných zdrojov, alebo ich opätovné využívanie a recyklácia; nákup materiálov z overených udržateľných zdrojov, zníženie emisií skleníkových plynov, uhlíková neutralita, a podobné záväzky. Určite vás ich tiež veľa napadne.
Záväzky k prevencii znečisťovania môžu byť napríklad: zahrnutie environmentálnych aspektov do návrhu a vývoja nových produktov; odstránenie zdroja znečisťovania; opätovné použitie alebo recyklácia materiálov; alebo napríklad opätovné získavanie a spracovávanie odpadu.
Ako ďalšie záväzky si môžete stanoviť napríklad: udržateľný rozvoj (hlavné zásady udržateľného rozvoja zadefinovala aj OSN a sú známe ako Agenda 21, alebo je tu aj iniciatíva Global Compact, ktorá súvisí s kampaňou WWF - Svetového fondu na ochranu prírody); ďalej si môžete stanoviť ako záväzok minimalizáciu nepriaznivých environmentálnych vplyvov vašich rozvojových aktivít; alebo napríklad, že budete navrhovať produkty s prihliadnutím na environmentálne aspekty a princípy udržateľného rozvoja. Tých záväzkov tu môže byť naozaj veľa. Myslím ale, že najdôležitejšie je zobrať zdravý rozum, pozrieť sa okolo seba a proste začať. Veď ochrana životného prostredia je predsa úlohou nás všetkých.

Dajme si ešte politiku bezpečnosti a ochrany zdravia pri práci podľa normy ISO 45001, ktorá bude v zásade opäť podobná, ako tie pre kvalitu a environment. V záväzkoch politiky BOZP naznačíte váš zámer podporovať a trvale zlepšovať výkonnosť bezpečnosti a ochrany zdravia pri práci vo vašej organizácii.

Norma ISO 45001 požaduje, aby vrcholový manažment vypracoval, implementoval a udržiaval politiku BOZP. Táto politika musí:
a) zahŕňať záväzok na poskytnutie bezpečných a zdravých pracovných podmienok, vďaka ktorým vo vašej organizácii predchádzate pracovným úrazom a poškodzovaniu zdravia. Opäť musí byť aj Politika BOZP primeraná účelu, veľkosti, súvislostiam vašej organizácie a špecifickej povahe rizík a príležitostí BOZP vo vašej organizácii;
b) Vaša politika musí poskytovať rámec na stanovenie cieľov BOZP;
c) musí zahŕňať záväzok na splnenie právnych a ďalších požiadaviek;
d) ďalej musí zahŕňať záväzok na elimináciu nebezpečenstva a znižovanie rizík BOZP;
e) taktiež musí zahŕňa záväzok na trvalé zlepšovanie systému manažérstva BOZP;
f) a musí zahŕňať aj záväzok na konzultácie a spoluúčasť pracovníkov - táto požiadavka je jedinečná pre politiku BOZP. Z toho vidíte, že norma ISO 45001 kladie mimoriadny dôraz na spoluprácu všetkých pracovníkov pri tvorbe politiky BOZP.

Ďalšie, čo musí ešte Politika BOZP podľa normy spĺňať (a to už je podobné ako politika kvality a environmentu):
– musí byť dostupná ako zdokumentovaná informácia;
– musí byť komunikovaná a
– dostupná zainteresovaným stranám;
– a samozrejeme musí byť relevantná a vhodná.

Taktiež si dajme ešte zopár praktických príkladov, k čomu sa môžete vo vašej politike BOZP zaviazať:
Napríklad, činnosti, pri ktorých existuje riziko poškodenia zdravia, nahradíte bezpečnými alebo menej rizikovými činnosťami. Odstránite alebo obmedzíte prípadné zdroje poškodenia zdravia modernizáciou zariadení a zavádzaním nových technológií. Podporíte pracovníkov, aby aktívne identifikovali nebezpečenstvá pri ich práci a zároveň odmietli vykonať prácu, pri ktorej sa vyskytuje vážne ohrozenie ich bezpečnosti a zdravia. Budete dôsledne vyžadovať od zmluvných dodávateľov prác, aby sa podieľali na vašom systéme manažérstva BOZP a rešpektovali jeho zásady (môžu to byť napríklad subdodávatelia, živnostníci alebo agentúrni pracovníci). Môžete sa ďalej napríklad zapojiť do programu „Bezpečný podnik“, ktorý realizuje Národný inšpektorát práce a získať ocenenie „Bezpečný podnik“ od Ministerstva práce, sociálnych vecí a rodiny. Toto ocenenie vyjadruje vynikajúcu úroveň starostlivosti o BOZP. Opäť je tu veľa záväzkov, ktoré môžete prijať.

K ďalším systémom manažérstva a politikám sa dostaneme možno niekedy nabudúce. Výborné je, že požiadavky noriem ISO na politiky všetkých manažérskych systémov sú v podstate podobné. Až na pár odchýliek, ale ak si spracujete politiku pre jeden systém, napríklad pre kvalitu, určite si budete vedieť veľmi jednoducho vypracovať politiku aj pre ktorýkoľvek iný systém. Základ je, že musíte byť naozaj vnútorne presvedčený, že sa chcete v tej zvolenej oblasti zlepšovať. Potom to už ide všetko ľahko.

Ak sa chcete o systémoch manažérstva dozvedieť viac, navštívte niektoré z našich online školení na stránke iso-skolenie.sk. Budem sa na vás tešiť.

Ďakujem, že robíte tento svet lepším a prajem vám ešte krásny deň.