Systémy manažérstva pre všetkých - Podcast 05 - Ciele

Sledujte náš podcast aj na:

podcast-ico_youtube.png
Youtube

podcast-ico_spotify.png
Spotify

podcast-ico_apple-podcast.png
Apple Podcasts

google-podcast-logo.png
Google Podcasts


 

Vitajte! Opäť je tu pre vás podcast Slovenskej certifikačnej spoločnosti. Moje meno je Kamil Dorňák.

Dnes trochu nadviažem na predchádzajúci podcast, v ktorom sme si hovorili o politike systémov manažérstva. Áno, dnes si budeme hovoriť o cieľoch.

A začnem rovno definíciou:

Cieľ je „výsledok, ktorý sa má dosiahnuť“. Znie to veľmi logicky a jednoducho. Čakáte teraz ale, že v tom určite bude nejaký zádrhel, nejaká komplikácia? Nemôže to byť predsa tak jednoduché. Definície bývajú zložité a komplikované... Tu našťastie nie. Cieľ je naozaj tak jednoznačný a jasný, že tu nie je čo komplikovať.

Takže poďme na to. A tu by som naozaj zvýšil pozornosť. Ideme sa totižto baviť o najdôležitejšej časti, ktorá vedie k úspechu vašej organizácie. Ciele sú základom pre napredovanie všetkých podnikov, či firiem a sú taktiež základom pre hodnotenie ich činnosti. Samozrejme sa teraz nemusíme baviť len o organizáciách, ciele sa týkajú aj každého z vás. To určite viete. Ciele sú základom osobného rastu. Ak chcete v čomkoľvek uspieť, určite si ciele, a riaďte sa nimi. Často sa v tejto súvislosti zvykne hovoriť napríklad: „Načo ti je vietor, keď nevieš kam plávaš“. Jasné? Ak nevieš, kam sa chceš dostať, je ti úplne jedno, ktorou cestou pôjdeš a vlastne sa stávaš závislí od niekoho, kto ti tú cestu určí.

Preto si poďme ukázať, ako si správne stanovovať ciele?

Určite ste sa už mnohí z vás stretli, hlavne ak sa zoberáte s timemanažmentom, stretli ste sa s pojmom alebo skratkou SMART, že „ciele majú byť SMART“. Je metóda na stanovovanie cieľov a túto metódu používame už roky. Veľmi ju preto odporúčam každému. Máme ju otestovanú a prináša naozaj výborné výsledky!

Skratka - SMART v slovenskom – takom trochu „prispôsobenom“ preklade, pretože pôvod je z angličtiny, znamená:

S – špecifický – musíme vedieť (čiže presne špecifikovať), čo chceme dosiahnuť. Správny cieľ obsahuje konkrétnu vec alebo hodnotu, podľa ktorej spoznáme, že sa nám ho podarilo splniť. Takže napríklad, nestanovíme si cieľ akože „chceme vyšší zisk“. Musíme byť špecifický, čiže musíme špecifikovať presne, čo si predstavujeme pod pojmom „vyšší zisk“, Jasné? Čiže o koľko vyšší, vyšší v porovnaní s čím, a tak. Chápeme? Takže to bolo „S“, ďalšie je...

M – merateľný – aby sme mohli zistiť, do akej miery sme tento cieľ dosiahli, musíme ho vedieť zmerať. Jasné? Podľa čoho zistíme, že sme cieľ už splnili, prípadne, kde sa nachádzame v jeho napĺňaní. Keď máme cieľ, že chceme dosiahnuť vyšší zisk, napríklad o 1000 euro oproti minulému roku, a máme zisk 500 euro, tak vieme, že sme náš cieľ splnili na 50 percent. Čiže vyjadríme výsledok dosiahnutia cieľa v percentách z hodnoty, ktorú sme si stanovili. Výsledok samozrejme môžeme vyjadriť aj slovne, napríklad áno/splnené – nie/nesplnené. Ak je cieľ napríklad „opraviť do konca roka stoj... ja neviem, napríklad... sústruh“, plnenie si vyhodnotíme podľa toho, či je na konci roka sústruh opravený alebo nie. Jasné? Musíme hlavne vedieť zmerať konkrétny výsledok, keď ho porovnáme s cieľom, ktorý sme si stanovili. Ďalšie písmeno zo skratky SMART je „A“.

A – znamená „akceptovaný“, alebo niekde sa uvádza aj „akčne orientovaný“. Podstata je v tom, že s cieľom mali byť stotožnení všetci zainteresovaní a mal by ich ten cieľ motivovať k vykonaniu potrebnej činnosti. Takýto cieľ má byť osobný, aby bolo hneď jasné, kto je zapojený do jeho plnenia a aký úžitok mu tento cieľ prinesie. Ďalšie písmeno je...

R – realistický – keď si stanovujeme ciele, mali by sme stáť – ako sa hovorí – nohami na zemi. Nerealistické ciele môžu narobiť viacej škody ako úžitku. Radšej si vždy overme, či máme potrebné zdroje na to, čo chceme dosiahnuť. Alebo aspoň či vieme, ako sa k týmto zdrojom môžeme dostať. Takže, realistické ciele, posledné písmeno...

T – termínovaný – Keď si na realizáciu cieľa určíme aj časový termín, máme podstatne väčší predpoklad, že cieľ naozaj niekedy splníme. Tým, že si určíme hranice, cieľ sa stane hmatateľnejším a dosiahnuteľnejším. Výbornou pomôckou je aj to , keď si stanovíme čiastkové termíny alebo etapy, aby sme mali prehľad, kde sa nachádzame na ceste k dosiahnutiu nášho cieľa.

V niektorých publikáciách sa ešte zvykne pridávať ku skratke SMART aj písmeno i – čo znamená, integrovaný do stratégie. A presne o toto aj nám v systémoch manažérstva ide. Ciele systému manažérstva vychádzajú z politiky systému manažérstva. V každej norme ISO je to napísané. Určite to tiež poznáte.

No a takže, čo  z tohto celého nám vyplýva? Celé je to hlavne o tom, že chceme, aby naše ciele boli „SMATi“. Vtedy to bude super.

Ešte si dajme aspoň jeden príklad na cieľ, aby sme jednoducho pochopili, o čom to celé je:

Určite si mnohí z vás už hovorili v rámci nejakých plánov, alebo napríklad pri novoročných predsavzatiach, že „Chcem byť bohatý – chcem mať viac peňazí“. Takto to znie ako náš sen. Aby sme ho správne premenili na cieľ, potrebujeme ho preformulovať. Keď ho necháme len takto, v nezmenenej forme, môžeme sa stať, že nájdeme na chodníku jedno euro a budeme mať pocit, že sa nám splnil cieľ. Poďme to zmeniť. Naformulujme si náš sen, aby z neho bol cieľ. Napríklad: „Chcem mať za dva roky na účte ...100 tisíc euro.“ Hej? Sumu si samozrejme môže každý dosadiť podľa seba, aby bol cieľ realistický. Kľudne si teraz dajte na chvíľu pauzu a overte metódou SMART, či je tento cieľ formulovaný správne.

Poďme sa ešte pozrieť, konkrétne, na systémy manažérstva. Ciele si môžete stanoviť na rôzne oblasti, napr. na financie, produktivitu, inovácie, bezpečnosť a ochranu zdravia pri práci, na životné prostredie... a prípadne ich môžete aj aplikovať na rôzne úrovne, napr. strategické ciele, ciele pre celú organizáciu, ciele projektu, produktu, procesov atď. Je to iba na vás, v ktorej oblasti chcete napredovať a dosahovať lepšie výsledky. V súvislosti s vašim, alebo akýmkoľvek systémom manažérstva, nastavte si ciele vždy v súlade s vašou politikou. Či už sa to týka kvality, environmentu alebo BOZP, alebo aký systém manažérstva máte v organizácii zavedený. A nezabudnite tiež, že aj politika spoločnosti nie je nemenná. Ak máte pocit, že nepokrýva oblasti v ktorých sa chcete rozvíjať, kľudne si ju upravte. Je to len na vás, aké výsledky chcete dosahovať.

Čo hovorí norma ISO 9001:

Ciele sú základom zlepšovania vašej organizácie. Preto je dôležité, aby ste si ciele vytvorili aj v súvislosti so systémom manažérstva kvality. Ciele kvality si máte stanoviť pre všetky potrebné funkcie, úrovne aj procesy. Ciele musia byť podľa normy:

  1. v súlade s politikou kvality;
  2. musia byť merateľné – hovorili sme;
  3. musia brať do úvahy požiadavky normy, ktoré ste aplikovali;
  4. musia zohľadňovať zhodou produktov a služieb a zveľaďovať spokojnosť zákazníka – toto je typické pre systém manažérstva kvality;
  5. ďalej ich musíte monitorovať – čiže, priebežne sledovať ich plnenie;
  6. musíte o nich komunikovať – a to na všetkých úrovniach, ktorých sa dotýkajú;
  7. a musíte ich podľa potreby priebežne a vhodne aktualizovať.

Je to presne to, čo sme si hovorili – „SMARTi“.

Norma ešte požaduje, aby ste o cieľoch kvality udržiavali zdokumentované informácie. To znamená, že najlepšie je, keď ich budete mať v písomnej forme.

Čo ďalej? Keď už máme ciele stanovené? Ako ich dosiahnuť? Samozrejme norma ISO 9001 myslí aj na to. Poďme si teda v rýchlosti prebehnúť aj činnosti plánovania. Pri plánovaní, ako dosiahnuť vaše ciele, si musíte odpovedať na päť dôležitých otázok:

1) čo sa bude robiť – určíte si jednotlivé kroky a činnosti vedúce k dosiahnutiu cieľa;

2) aké zdroje sa budú vyžadovať – vyčleníte si potrebné finančné zdroje, personál, know-how, technológie a podobne;

3) kto bude zodpovedný – samozrejme, poveríte zodpovedných pracovníkov;

4) kedy majú byť činnosti dokončené – čiže, stanovíte si termíny;

5) ako sa budú hodnotiť výsledky – hovorili sme, že cieľ musí byť merateľný, čiže si určíte, v ktorých fázach a ako budete hodnotiť jeho plnenie.

Hotovo. Môžete sa pustiť do napĺňania Vašich cieľov.

Aby som ešte spomenul aj iné systémy manažérstva, pre vytvorenie dobrých environmentálnych cieľov môžete využiť vaše významné environmentálne aspekty, záväzné požiadavky, riziká a príležitosti o ktorých si bližšie hovoríme aj na našich online školeniach. Pozrite na stránku https://iso-skolenie.sk. Rizikám a príležitostiam sa ale určite ešte budeme venovať aj na našich podcastoch.

Pre environmentálne ciele platia v podstate rovnaké pravidlá a požiadavky, ako pri cieľoch kvality. Musia byť: v súlade s environmentálnou politikou, musia byť merateľné, monitorované, komunikované, a aktualizované. Nezabudnite, že samozrejme aj o environmentálnych cieľoch musíte udržiavať zdokumentované informácie.

Poďme si ešte povedať, ako môžeme naformulovať environmentálny cieľ?

Máme na výber z dvoch možností. Environmentálny cieľ môžeme vyjadriť konkrétne, ako detailnú požiadavkou na správanie, ktorú treba splniť, alebo ho môžete vyjadriť všeobecným spôsobom a následne ho doplníte jedným alebo viacerými krátkodobými cieľmi, prípadne úlohami.

Cieľ môže byť napríklad „Znížiť spotrebu vody v administratívnych priestoroch minimálne o 5 percent v medziročnom porovnaní.“ To bolo konkrétne alebo priame vyjadrenie.

Naopak Všeobecná formulácia cieľa bude „Šetriť zdroje pitnej vody“. K tomu si stanovíte krátkodobý cieľ, napríklad: „Do konca roka umiestniť ku všetkým umývadlám v administratívnych priestoroch nápis - Skontroluj, či si dobre zavrel vodovodný kohútik.“

Ak sa pozrieme na ciele BOZP, pre systém manažérstva bezpečnosti a ochrany zdravia pri práci podľa ISO 45001, zistíme, že je to opäť úplne podobné. Dajme si preto ešte aspoň jeden príklad na cieľ BOZP:

Tiež ho môžeme vyjadriť priamo, alebo všeobecne a následne doplniť krátkodobými cieľmi.

Priame vyjadrenie cieľa môže byť napríklad „Znížiť zaťaženie hlukom v obrábacej dielni minimálne o 10 percent v medziročnom porovnaní.“

Naopak Všeobecná formulácia cieľa bude „Odstrániť zaťaženie hlukom“ a krátkodobý cieľ: „Do konca roka zakrytovať tie časti strojov v obrábacej dielni, ktoré spôsobujú najväčší hluk.“ Alebo si môžete dať „Pohonné jednotky strojov s dátumom výroby starším ako rok 1990, nahradiť novými – tichšími“.

Verím, že stanovenie cieľov už pre vás nebude žiadny problém.

Ešte sa vráťme k jednému pojmu, aby sme túto tému uzavreli. Je to pojem „úspech“. Úspech je „dosiahnutie cieľa“. Definícia hovorí, že úspech organizácie je vo vytvorení rovnováhy medzi jej ekonomickými alebo finančnými záujmami a potrebami jej zainteresovaných strán. Čiže napr. potrebami zákazníkov, vlastníkov a akcionárov, zamestnancov, dodávateľov, záujmových skupín, štátu a pod. Takže čo z toho vyplýva? Ak chcete byť úspešní, zistite, aké majú tieto zainteresované strany potreby a vyčleňte dostatočné zdroje na ich splnenie. Čim skôr to urobíte, tým skôr sa úspech dostaví.

Pre systémy manažérstva je ešte dôležitý jeden pojem, a to je „udržateľný úspech“. Je to „úspech v priebehu časového úseku“. V dnešnej dobe je udržateľnosť veľmi často skloňovaná vo všetkých oblastiach a je to naozaj veľmi moderný pojem. Tajomstvo udržateľného úspechu je hlavne vo vytvorení rovnováhy medzi ekonomicko-finančnými záujmami vašej organizácie a spoločenským a ekologickým prostredím. To je, myslím že, jasné.

Ak sa chcete o systémoch manažérstva dozvedieť viac, navštívte niektoré z našich online školení na stránke www.iso-skolenie.sk. Budem sa na vás tešiť.

Držím vám palce pri napĺňaní vašich cieľov a prajem ešte krásny deň.