Systémy manažérstva pre všetkých - Podcast 06 - Opatrenia na zvládanie rizík a príležitostí

Sledujte náš podcast aj na:

podcast-ico_youtube.png
Youtube

podcast-ico_spotify.png
Spotify

podcast-ico_apple-podcast.png
Apple Podcasts

google-podcast-logo.png
Google Podcasts


Vitajte na podcaste Slovenskej certifikačnej spoločnosti. Moje meno je Kamil Dorňák a som vedúcim certifikačného orgánu a zakladateľom Slovenskej certifikačnej spoločnosti.

Dnes som si pre vás vybral jednu tému, ktorá opäť nadväzuje na predchádzajúce podcasty. Ideme sa trochu pobaviť o opareniach na zvládanie rizík a príležitostí. Súvisí to vo veľkej miere s cieľmi a politikou manažérskych systémov.

Je to obsahom kapitoly číslo 6 všetkých ISO noriem pre systémy manažérstva. Táto kapitola má názov „plánovanie“ a patria sem teda „ciele“, ako sme si už spomínali a aj časť s názvom „opatrenia na zvládanie rizík a príležitostí“ resp. „činnosti na riešenie rizík a príležitostí“.

Je to veľmi zaujímavá časť a pomerne nová požiadavka systémov manažérstva, ktorá sa dostala do noriem ISO až po vydaniach v roku 2015. Jedná sa o zásadnú zmenu myslenia, ktorá je založená na zvažovaní rizík a príležitostí v súvislosti s plánovaním systémov manažérstva.

Ak má niekto záujem, a chce sa dozvedieť viac o riadení rizika, je tu jedna zaujímavá norma ISO 31000 s názvom Manažérstvo rizika-Návod. Jej slovenské vydanie ako STN je z roku 2019. Určite ju pozrite.

Čo si k tomu chceme povedať? Jedná sa o zásadnú požiadavku noriem pre systémy manažérstva. Viac-menej je veľmi obsiahla, ale záleží od konkrétneho systému.

Ako sme si už hovorili v predchádzajúcich podcastoch, pre plánovanie systémov manažérstva musíte zvažovať, externé a interné záležitosti vašej organizácie, ako aj všetky zainteresované strany. Z toho si určíme riziká a príležitosti. Základ je teda pochopenie súvislostí vašej organizácie a pochopenie potrieb a očakávaní zainteresovaných strán.

Dajme si k tomu trochu teórie a poďme na súvislosti organizácie:

Už ste si niekedy určovali externé a interné záležitosti? Alebo, povedzme si to trochu jednoduchšie, viete, čo spôsobuje úspech alebo neúspech vašej organizácie? Patrí sem vlastne všetko, čo vám pomáha dosahovať vaše ciele alebo vám bráni v dosahovaní cieľov. Vo všeobecnosti to poznáme pod pojmom podnikateľské prostredie. Pochopenie vzťahov medzi vašou organizáciou a prostredím, v ktorom pôsobíte, je absolútne kľúčové.

Zamerajte sa na sledovanie externých vzťahov vašej organizácie, to sú napríklad: právne záležitosti, technologické záležitosti, trhové, kultúrno-spoločenské a samozrejme záležitosti ekonomického prostredia. A taktiež sa zamerajte na informácie o vašich interných vzťahoch: hodnoty vašej organizácie, firemná kultúra, poznatky a výkonnosť vašej organizácie.

Poďme na pochopenie potrieb a očakávaní zainteresovaných strán:

Kto sú pre vás dôležité zainteresované strany? Od koho závisí váš úspech alebo neúspech? Môže to byť zákazník? Jasné, presne tak. Zákazník je na prvom mieste. AK sa zamyslíte, kto ďalej? Vláda, združenia, odborové organizácie, miestna samospráva? Určite áno. Vaši dodávatelia, zamestnanci, majitelia spoločnosti? Presne tak. Skúste nesplniť potreby niektorého z nich a uvidíte.

Nezaplaťte napríklad dodávateľovi za tovar. Viac vám už nič nedodá. Alebo nezaplaťte zamestnancovi. Bude veľký problém. Ostanete bez materiálu, bez pracovnej sily a môžete firmu zavrieť. Poďme ďalej... Neplníte legislatívne požiadavky? Nepoznáte zákony? Prídu pokuty a ďalšie sankcie. Výsledok je rovnaký – môžete zavrieť firmu. A samozrejme poďme aj na požiadavky zákazníka. Ak od vás nedostane, čo požaduje, alebo očakáva, pôjde inam. A bez zákazníkov môžete opäť firmu zavrieť. Myslím si, toto je úplne logické a jasné.

Takže, keď si toto všetko zanalyzujete, dostanete riziká a príležitosti pre vašu organizáciu. Aby ste ich mohli zvládať, prijmete potrebné opatrenia. A sme doma! To sú tie „Opatrenia na zvládanie rizík a príležitostí“.

Opäť si k tomu povedzme, aké majú požiadavky normy ISO. A opäť sa zameriame na systém manažérstva kvality, environmentu a BOZP, ako na základné systémy manažérstva. Tieto sa totiž používajú v našich organizáciách najčastejšie. Ale, to určite viete.

Pre plánovanie systému manažérstva kvality sa zamerajte na riziká a príležitosti, ktoré:

  1. môžu ovplyvniť dosiahnutie stanovených výsledkov systému;
  2. sú dôležité pre zveľadenie pozitívnych alebo žiadaných dôsledkov;
  3. sú dôležité pre zníženie a prevenciu negatívnych čiže neželaných dôsledkov;
  4. majú vplyv na dosahovanie zlepšovania.

Niektoré nástroje na analýzu rizík si ukážeme aj na našich online školeniach na stránke www.isoskolenia.sk. Ak máte záujem, neváhajte sa prihlásiť.

My si teraz vysvetlíme jednu, veľmi obľúbenú analýzu, a tou je analýza nazývaná skratkou SWOT. Je to v podstate využitie maticového diagramu na analýzu silných a slabých stránok vašej organizácie v porovnaní s vonkajšími príležitosťami a hrozbami.

Pre správne vykonanie tejto analýzy musíte poznať cieľový stav, ktorý chcete dosiahnuť. Tým sa celá SWOT analýza začína. V súvislosti s dosiahnutím tohto cieľového stavu si nadefinujete jednotlivé zložky matice a pridelíte im vážnosť. Poďme na to, maticu si môžete predstaviť ako štvorec rozdelení na štvrtiny zvislou a vodorovnou čiarou. Vzniknú nám štyri štvorce. Horné dva sú vnútorné vlastnosti, čiže silné a slabé stránky organizácie a dolné dva sú vonkajšie podmienky, čiže príležitosti a ohrozenia. Zvislo sú v ľavom stĺpci užitočné premenné, čiže silné stránky a príležitosti a v pravom škodlivé premenné, čiže slabé stránky a ohrozenia.

V skratke SWOT znamená prvé písmeno S - Strengths, čiže Silné stránky – sú to vlastnosti vašej organizácie, ktoré pomáhajú dosiahnuť cieľ.

W znamená Weaknesses, čiže Slabé stránky – sú to vlastnosti vašej organizácie, ktoré bránia alebo sťažujú dosiahnutie cieľa.

Potom máme písmeno O, ktoré je skratkou Opportunities – to znamená Príležitosti – sú to externé podmienky, alebo vonkajšie podmienky, ktoré môžu dopomôcť vašej organizácii k dosiahnutiu cieľa.

A písmeno T, čiže Threats – to znamená Ohrozenia – to sú externé podmienky, ktoré môžu pre zmenu zabrániť alebo sťažiť dosiahnutie cieľa.

Poďme na príklad: Vašim cieľom bude, alebo cieľom vašej organizácie bude zvýšiť podiel na trhu.

Silné stránky môžu byť: certifikovaný systém manažérstva kvality, odbornosť personálu, pobočky po celom Slovensku, dobré finančné zabezpečenie, pútavá web stránka, prehľadný katalóg výrobkov, a podobne.

Slabé stránky môžu byť napríklad: zastaraná technológia výroby, neznáma značka, dlhé dodacie lehoty, vysoké náklady na dopravu, nepružný servis, nemoderné vybavenie predajní.

Príležitosti, napríklad: rast dopytu po našich výrobkoch, dostupnosť nových technológií výroby, výhodné úvery od bánk, nové trhy v zahraničí.

A ešte hrozby: veľa konkurenčných podnikov v okolí, daňové zaťaženie, rastúce ceny vstupných materiálov, legislatívne obmedzenia.

Proste a jednoducho, doplníte si hocičo, čo vás napadne v súvislosti s vašim cieľom. A samozrejme buďte konkrétny čo najviac. Myslite na to, že každá maličkosť, na ktorú zabudnete, môže časom vyústiť do veľkého problému.

Jednotlivé parametre potom ohodnotíte bodovo podľa ich vážnosti a dôležitosti. Z toho celého vám vyjde, na ktoré riziká alebo príležitosti sa máte zamerať, aby ste dosiahli svoj cieľ.

To je všetko. Celkom jednoduché, myslím si.

Je jasné, že opatrenia, ktoré prijmete na zvládanie rizík a príležitostí, musia byť v takom rozsahu, aby zodpovedali prípadným následkom. Takže ak vám vyjde riziko, že napríklad nezvýšite podiel na trhu vďaka tomu, že zákazník čaká príliš dlho na predajni, nestačí mu kúpiť stoličku. Je jasné, že takéto opatrenie problém nevyrieši. Treba sa zamerať na príčinu. Možno je to neochotný personál, alebo pomalý softvér na pokladni, alebo naopak práve príliš ochotný personál, ktorý nestíha vybaviť ostatných zákazníkov. Jasné? Treba hľadať skutočnú príčinu a k nej prijať potrebné opatrenia.

Ešte si povedzme krátko k tomu, aké máte možnosti na zvládanie rizík:

-        Myslíte si, že sa môžete riziku vyhnúť? Samozrejme. Spravíte rozhodnutie, že pôjdete úplne inou cestou. Ak sa vrátime k nášmu zákazníkovi, ktorý dlho čaká na predajni... Čo môže byť takéto rozhodnutie, aby na predajni dlho nečakal? Môže to byť napríklad - zriadenie internetového obchodu. Wau! Doprava tovaru zákazníkovi priamo domov. Výborné!

-        Ďalej máte možnosť riziko alebo príležitosť využiť. To je myslím jasné. Podmienkou je ale, že o nich viete.

-        Ďalšia možnosť pre vás je, že vhodnými opatreniami znížite zdroj rizika, a tým aj pravdepodobnosť jeho vzniku. Alebo tak môžete zmierniť jeho následky.

-        A ešte máte poslednú možnosť a to že riziko ponecháte. Ak sa rozhodnete, že riziko je pre vás prijateľné, je to na vás. Ak riziko zásadným spôsobom neovplyvní dosiahnutie vašich cieľov, môžete sa rozhodnúť, že ho nebudete riešiť. Jednoducho ho ponecháte a buďte ho sledovať.

Poďme k systému manažérstva environmentu.

Tu máme činnosti na riešenie rizík a príležitostí, ktoré súvisia s environmentálnymi aspektmi, záväznými požiadavkami, a inými potrebami prípadne očakávaniami zainteresovaných strán.

O aspektoch, záväzných požiadavkách a zainteresovaných stranách si podrobne hovoríme na školení o systéme manažérstva environmentu podľa ISO 14001 na stránke iso-skolenie.sk. Ale určite aj v niektorom z ďalších podcastov si ešte budeme o tom hovoriť.

Teraz si dajme príklad na Riziká a príležitosti, ktoré je treba v organizácii riešiť v súvislosti s environmentom:

Napríklad, nepriaznivé účinky môžu byť spôsobené:

- environmentálnymi aspektmi – môže to byť veľmi malá škvrna, ktorá úplne zanedbateľne kontaminovala pôdu alebo podzemnú vodu. Vy si ju určíte ako nevýznamné z hľadiska životného prostredia, ale aj tak môže významne poškodiť dobré meno vašej organizácie ako environmentálne uvedomelého podniku;

- ďalej nepriaznivé účinky spôsobené významnými environmentálnymi aspektmi, napríklad, keď spôsobíte veľké znečistenie, ktoré vyvolá nedôveru a pochybnosti o vašej organizácii;

- ďalej nepriaznivé účinky spôsobené neplnením záväzných požiadaviek. Toto môže vyústiť až do pokút a sankcií, alebo vysokých nákladov na nápravné činnosti a prípadnú stratu oprávnení;

- nepriaznivé účinky spôsobené environmentálnymi situáciami vrátane udalostí, ktoré vplývajú na životné prostredie, napríklad, ak zmena klímy spôsobuje zníženú dostupnosť vody, a to môže mať vplyv na prevádzku vašej čistiarne odpadových vôd;

- Nepriaznivé účinky na organizáciu môžu byť spôsobené napríklad aj potrebou zákazníka, ktorý požaduje rýchle rozšírenie kapacity organizácie bez primeraného navýšenia zručných zamestnancov, čo môže viesť k vzniku chýb, s následným poškodením životného prostredia;

- ďalej sú dôležité aj názory zainteresovaných strán na vaše environmentálne správanie, tieto môžu spôsobiť aj u širšej verejnosti nedôveru a odpor voči vašej organizácii, a to aj napriek tomu, že sa môže jednať o vykonštruované kauzy a skreslené informácie;

- Nepriaznivý účinok môžete spôsobiť aj činnosťou, ktorú prijmete na riešenie rizík a príležitostí, a nezvážite pritom nechcené dôsledky tejto činnosti, napr. vidíte príležitosť vo využití odpadovej vody na zavlažovanie rekreačných oblastí vašej organizácie, ale táto voda môže spôsobiť zdravotné problémy ľuďom, ktorí tie oblasti využívajú.

A keď hovoríme o nepriaznivých účinkoch, povedzme si, čo môžu zahŕňať aj priaznivé účinky na organizáciu:

- môže to byť identifikovanie nových technológií, napríklad zariadenie, ktorým sa znižujú emisie;

- alebo optimalizovanie ochrany zdrojov, napríklad recyklácia vody;

- alebo ešte to môže byť napríklad, spolupráca so zainteresovanými stranami, ktorá môže zmierniť nesúhlasné stanovisko k novej metóde zneškodnenia odpadov, ktorú plánujte zaviesť.

Aby bol váš systém manažérstva environmentu skutočne efektívny, musíte toto všetko využiť na plánovanie. Dôležité je, že pri plánovaní musíte zvažovať svoje technologické možnosti, ako aj svoje finančné, prevádzkové a podnikateľské požiadavky.

Výborná pomôcka na plánovanie môže byť pre vás aj Príloha A v norme ISO 14004. Sú tu rôzne príklady činností... a je tam toho naozaj dosť, preto odporúčam, pozrite sa na to ak máte možnosť.

Dajme si aspoň jeden príklad:

Poďme na to. Dajme tomu, že máte Prepravné a distribučné služby... vykonávate Bežnú údržbu vozového parku. Chcete Znižovať emisie oxidov dusíka a únik odpadových olejov. Čiže vašim zámerom je Zníženie znečistenia ovzdušia a pôdy. Riziká, ktoré vám hrozia sú hlavne Pokuty a vysoké náklady na asanáciu. Môžete tu identifikovať aj Príležitosti na zníženie prevádzkových nákladov, a to napríklad vďaka Recyklácii odpadových olejov. Aké činnosti prijmete? Môžete Komunikovať o environmentálnych prínosoch s tými, ktorí vykonávajú údržbu; môžete Vytvoriť proces na nakladanie s odpadmi; alebo môžete zvážiť prechod na vozidlá s pohonom na elektrinu.

No, na dnes som vám ešte sľúbil systém manažérstva BOZP. Ono, Je to v podstate to isté ako pri environmente, akurát, že environmentálne aspekty nahradíte nebezpečenstvami BOZP.

Ale aby som vás tu nezačal veľmi nudiť, lebo vidím, že na dnes toho už bolo naozaj dosť. Niekedy určite pre vás pripravím podcast, ktorý bude celý zameraný len na Nebezpečenstvá BOZP a Environmentálne aspekty. Je to veľmi dôležitá a zaujímavá téma, a chcem, aby sme sa tomu určite ešte povenovali.

Dúfam, že vás to dnes bavilo a že máte jasnú predstavu o tom, aké opatrenia na zvládanie rizík a príležitostí vo vašej firme zavediete.

Prajem vám ešte nádherný deň.