Postup certifikácie

Rohodli ste sa, že idete do toho. Že chcete zíslať certifikát. Obdržali ste od nás cenovú ponuku. A výborne! Cena Vám vyhovuje. Čo Vás teda čaká ďalej?

1. krok: Žiadosť o certifikáciu

Vyplňte Žiadosť o certifikáciu. Žiadosť je dostupná on-line na našej web stránke, prípadne Vám ju pošleme e-mailom alebo poštou.
Vašu žiadosť preskúmame a posúdime kompletnosť údajov. V prípade chýbajúcich Vás požiadame o ich doplnenie.
Podľa údajov uvedených v žiadosti o certifikáciu vypracujeme zmluvu o certifikácii a zaevidujeme Vás ako klienta SKCS.
Podpíšeme spolu zmluvu o certifikácii. Návrh zmluvy obdržíte e-mailom resp. poštou a ak nebudete mať výhrady, štatutárny zástupca Vašej organizácie podpíše dva výtlačky. Jeden výtlačok je pre Vás, jeden ostáva u nás.

2. krok: Plánovanie auditov

Vymenujeme audítorský tím. Z radov našich pracovníkov, audítorov a technických expertov vyberieme vhodné zloženie audítorského tímu na vykonanie auditu u Vás. Následne Vám posielame mená členov na odsúhlasenie. V prípade, že budete mať voči ktorémukoľvek členovi audítorskému tímu výhrady, stačí nám to písomne oznámiť. Ak to bude možné, radi pre Vás vymenujeme nový audítorský tím.
Členovia audítorského tímu podpisujú prehlásenie o dôvernosti. Takže informácie, ktoré u Vás získajú, ostanú chránené.
Na základe poskytnutých údajov o Vašej organizácii naplánujeme potrebnú dĺžku auditov. Spolu si dohodneme termíny, ktoré budú pre Vás vhodné na vykonanie auditu. Spracujeme plán auditu a harmonogram. Tento obsahuje dohodnuté dátumy auditu, časy a navštívené útvary vrátane preverovaných požiadaviek na manažérsky systém a rozdelenie audítorov, aby ste vedeli informovať svojich kolegov a ostatných pracovníkov.

3. krok: Prvotná certifikácia

Prvá etapa certifikačného auditu. Na základe údajov o Vašej organizácii posúdime potrebu vykonania auditu na mieste, čiže vo Vašich priestoroch. Dohodne termín a miesta auditu. Vypracujeme plán pre prvú etapu a vykonáme audit na mieste. Tento audit má za účel oboznámiť sa s podmienkami vo Vašej organizácii.
V rámci prvej etapy Vám zašleme dotazník pre samoposúdenie manažérskeho systému, alebo ho môžete vyplniť priamo na našej webstránke. A vyžiadame od Vás dokumentáciu k systému manažérstva. V prípade auditu na mieste môžeme vykonať túto časť u Vás v rámci auditu.
Výsledky prvej etapy certifikačného auditu spracujeme do správy, ktorú Vám predložíme a vysvetlíme ďalšie kroky z nej vyplývajúce. V prípade zistenia vážnejších nedostatkov dohodne lehotu na ich odstránenie a spôsob preverenia dôkazov.
Druhá etapa certifikačného auditu. Na základe výsledkov prvej etapy spracujeme plán druhej etapy certifikačného auditu. Druhú etapu vykonávame vždy na mieste – vo Vašej organizácii.

4. krok: Vykonanie auditu

Podľa plánu auditu pripravíme podklady a zorganizujeme tím audítorov. Našim audítorom poskytujeme v dostatočnom predstihu potrebné informácie pre bezproblémový priebeh auditu.
Audit začíname otváracím stretnutím za účasti audítorského tímu a zástupcov Vašej organizácie. Postupujeme podľa bodov uvedených v pláne auditu.
Audit organizujeme tak, aby bol podľa možnosti dodržaný časový harmonogram.
Počas auditu tím audítorov získava a overuje informácie potrebné pre potvrdenie plnenia konkrétnych požiadaviek normy.
Všetky zistenia (pozitívne, negatívne a dôležité informácie) zaznamenávame do kontrolného listu.
Predpísaná klasifikácia zistení: VN - významná nezhoda (neplnenie jednej alebo viacerých požiadaviek normy), N - drobná nezhoda (pochybnosť, že systém dosiahne zamýšľané výstupy), P - príležitosť na zlepšenie.
Po ukončení časti auditovania Vás požiadame o vhodný priestor, kde bude možné v súkromí spracovať zistenia auditu. V spolupráci s členmi audítorského tímu spracujeme zápis.
Po spracovaní zápisu, prezentujeme zistenia a závery auditu na záverečnom stretnutí za účasti manažmentu Vašej organizácie.
V prípade, že z výsledkov auditu vyplynú nezhody (VN, N), požadujeme analýzu príčiny a opis konkrétnej nápravy. Následne stanovíme spôsob preverenia plnenia nápravných opatrení.
Z výsledkov zapísaných v zápise z auditu vypracujeme správu a menujeme zodpovedného nezávislého pracovníka resp. skupinu, ktorá rozhodne o udelení alebo odmietnutí certifikácie.
Následne Vás informujeme o výsledku a zasielame dokumenty z auditu.

Poznámka: Prenos certifikácie

Ak bol klient certifikovaný akreditovaným certifikačným orgánom a má platný certifikát, môže sa rozhodnúť, o prenos certifikácie. SKCS vyžiada správy z auditov k poslednému certifikačnému cyklu ako aj ostatné certifikačné dokumenty na posúdenie pred vykonaním certifikačného auditu. Na základe výsledkov za rozhoduje o ďalšom postupe. Ak sú informácie dostatočné SKCS rozhodne o vydaní certifikátu. Certifikačný cyklus ako aj dátum platnosti certifikátu ostáva podľa pôvodne vydaného certifikátu. Ak sú informácie nedostatočné resp. nedôveryhodné, audit sa vykoná v celom rozsahu ako nový.

5. krok: Vystavenie certifikátu

Na základe rozhodnutia o certifikácii vydáme pre Vás certifikát na konkrétny systém manažérstva s platnosťou 3 roky. Spracujeme návrh certifikátu a elektronicky v „pdf“ formáte alebo poštou s označením „VZOR“ Vám ho posielame na odsúhlasenie.
Po odsúhlasení návrhu certifikáty tlačíme a zabezpečíme ich odovzdanie.
Používané spôsoby odovzdania certifikátov:

Osobne: s klientom dohodneme miesto a čas, prípadne ďalšie podmienky odovzdania.
Poštou: certifikáty so sprievodným listom, vhodne zabalené a opatrené proti poškodeniu, posielame poštou (podľa možnosti I. triedou).

6. krok: Udržiavanie certifikácie a činnosti dozoru

Počas platnosti certifikátu vykonávame 1-krát ročne audity v rámci dozoru. V dostatočnom časovom predstihu Vám oznámime cenu za audit. Cenu stanovíme na základe zmluvy o certifikácii a aktuálne platného cenníka. Rozhodujúce sú informácie o zmenách vo Vašej organizácii, resp. preverenie aktuálneho počtu pracovníkov, pracovísk, prípadne ďalších dôležitých údajov. Cenu oznamujeme vždy písomne e-mailom resp. poštou podľa Vašich kontaktných údajov.
Vymenujeme tím audítorov pre dozorný audit.
V rámci prípravy na dozorný audit preskúmavame aj informácie zverejnené klientom, ako aj iné dostupné informácie od tretích strán. Ak je to vhodné, vyžiadame od Vás potrebnú dokumentáciu.
Audit vykonáme na mieste štandardným spôsobom v súlade s plánom auditu.
Posúdime výsledky auditu. Výsledok môže byť: certifikát ostáva platný, zmena certifikátu, významná nezhoda.
Informujeme Vás o výsledku a zasielame dokumenty z auditu. V prípade významnej nezhody alebo inej situácie, ktorá môže viesť k pozastaveniu alebo zrušeniu certifikácie, Vám bezodkladne (v ktorejkoľvek fáze dozoru) oznámime návrh na ďalší postup.

7. krok: Recertifikácia

Pred ukončením platnosti certifikátu, t. j. tri roky od jeho vydania, vykonáme recetifikáciu. V dostatočnom časovom predstihu Vám oznámime cenu za audit. Cenu stanovíme na základe zmluvy o certifikácii a aktuálne platného cenníka. Rozhodujúce sú informácie o zmenách vo Vašej organizácii, resp. preverenie aktuálneho počtu pracovníkov, pracovísk, prípadne ďalších dôležitých údajov. Cenu oznamujeme vždy písomne e-mailom resp. poštou podľa Vašich kontaktných údajov.
Plánovanie recertifikácie a recertifikačný audit prebieha štandardným spôsobom ako pri prvotnej certifikácii s možnosťou vynechania prvej etapy.
Po ukončení procesu recertifikácie vystavíme certifikát opäť s platnosťou na 3 roky.

Poznámka: Špeciálne audity

Rozšírenie rozsahu
Ak klient požiada o rozšírenie rozsahu už udelenej certifikácie, SKCS preskúma žiadosť. Na základe preskúmania určí spôsob získania dôkazov o plnení požiadaviek na rozšírenia certifikácie u klienta. Rozhodnutie môže prijať napr. podľa výsledkov z posúdenia dokumentácie, nasledujúceho auditu, mimoriadneho auditu po dohode s klientom.
Mimoriadny audit
Mimoriadny audit je zameraný výhradne na preverenie konkrétneho podnetu. Nepreveruje sa celý manažérsky systém ani požiadavky, ktoré s podnetom nesúvisia.