Systémy manažérstva pre všetkých - Podcast 01 - Úvod, kontrolný list

Sledujte náš podcast aj na:

podcast-ico_youtube.png
Youtube

podcast-ico_spotify.png
Spotify

podcast-ico_apple-podcast.png
Apple Podcast

google-podcast-logo.png
Google Podcasts

 

 

Vitajte na podcaste Slovenskej certifikačnej spoločnosti. Moje meno je Kamil Dorňák a som vedúcim certifikačného orgánu a zakladateľom Slovenskej certifikačnej spoločnosti.

Asi teraz rozmýšľate: „Čo mi môže taký podcast o systémoch manažérstva dať, čím ma to môže zaujať? V práci ma s tým otravujú, prečo si teda radšej nepustím nejaký vtipný podcast o domácich maznáčikoch?“

Ja hovorím, preto, že sa chceš posunúť ďalej. Ak si otrávený z toho čo počúvaš v robote, je veľmi pravdepodobné, že nemáte správne informácie o systémoch manažérstva. Spadli ste do šedého priemeru firiem, ktoré sa už nesnažia nič revolučné priniesť, nesnažia sa nič dosiahnuť ani dokázať.

To ale vôbec nevadí. V podstate, o nič zásadné sa nejedná, lebo drvivá väčšina firiem takto funguje. A to nie len na Slovensku, ale komplet na celom svete. Preto môžeš byť absolútne kľudný.

Alebo sa môžeš tomu postaviť. Môžeš zabojovať a môžeš vybudovať firmu, ktorá predstihne ostatných o obrovský kus. Budeš sa cítiť konečne dôležitý a tvoja práca ťa začne baviť. A najlepšie je, že toto nadšenie prenesieš aj na svojich kolegov a spolupracovníkov.

A presne preto je tu náš podcast. Aby sme konečne priniesli tie najdôležitejšie informácie pre váš biznis. Normy ISO sú ich plné. Stačí si len vybrať.

Trochu ma štve, kam sa dostali systémy manažérstva podľa noriem ISO v dnešnej dobe. To že sú nástrojom presadzovania vlastných záujmov vo výberových konaniach, na to sme si už zvykli. Ale smutný som z toho, že keď prídem do firmy a pýtam sa, či majú systém manažérstva, dostanem odpoveď:

„Myslíte tento certifikát?“

„Nie! Myslím systém manažérstva, či ho máte zavedený!“

„Hmmm, neviem, myslel som, že chcete tento certifikát…“

Rozumieme si? To je ako keď prídeš do potravín. Predstav si, že hodinu beháš po predajni, nakladáš do košíka pečivo, chlebík, mliečne výrobky, zeleninu, ovocie, cestoviny, salám a proste kopec dobrých vecí. Košík je plný, až tak, že ho nevládzeš odtlačiť k pokladni. Keď vykladáš tovar na pás, vieš, že to bude pekne drahé. Zaplatíš, zoberieš si pokladničný bloček a ideš domov, lebo celá rodina ťa už netrpezlivo čaká. Otváraš dvere, všetci sa zbiehajú okolo teba. “Čo si priniesol, čo si nám priniesol!?” A ty vyberieš z tašky pokladničný blok. “Toto!”

Je to správne? Že nie. Keď už investuje tvoja firma do zavedenia systému manažérstva toľko energie, prečo si z toho zobrať len ten posledný papierik? Prečo to nevyužiť naplno? Všetko, čo máte v košíku! Aby vaši zamestnanci a kolegovia nehladovali. Aby vaša firma nevyhadzovala peniaze zbytočne. Aby ste zosilneli a dosiahli očakávané výsledky. A presne k tomu vám pomôže tento podcast “Systémy manažérstva pre všetkých”.

A aby som tu dlho nefilozofoval, poďme si porozprávať o normách. Kde ich môžete kúpiť a ako s nimi pracovať. Nebudem vás tu zaťažovať históriou noriem, ako vznikli, kto ich vydáva a podobne informácie, ktoré aj tak hneď zabudnete. Pre vás je najdôležitejšie to, že normy sa tvoria na základe skúseností. Niekto musel každú jednu vec vyskúšať a buď sa na nej popálil alebo vyhral. Výborná sprava je, že vy už tento proces absolvovať nemusíte. Presne k tomu sú normy ISO. Kľudne ich môžete zobrať a čerpať z nich. A či už sa dáte certifikovať, alebo nie, je to úplne jedno. Dôležité je, čo vám prinesie zavedenie a používanie požiadaviek jednotlivých noriem v praxi. Nikde nie je napísané, že musíte získať certifikát. Práve naopak. Ja hovorím, že zavedenie systému manažérstva je oveľa dôležitejšie, ako výsledný certifikát. Poznám veľa firiem, ktoré systémy podľa ISO noriem zaviedli, úspešne ich používajú a nemajú záujem získať certifikát. A to je dobre.

Idem tak-trochu proti sebe, ale nechcem tým znevažovať certifikáciu. Práve naopak. Budem veľmi rád, keď bude stále viac certifikovaných firiem. Ale kvalita plnenia požiadaviek musí rásť. Aby sme ako certifikačný orgán prišli na audit a mohli viest rozhovor na úrovni. Aby sme mali stále menej klientov, ktorí chcú len certifikát a musíme ich presviedčať, aby požiadavky noriem aj reálne zaviedli. Aby bolo stále viac kvalitných audítorov, ktorí poznajú praktickú časť zavedenia požiadaviek normy a chápu jej prínos, nie len teóriu. Možno ste sa už stretli s audítormi, ktorí požadujú niečo a pritom sami nevedia, ako sa to dá splniť. Presne tohoto sa chceme zbaviť. A k tomu má presne prispieť aj tento podcast. Pomôže vám využiť poznatky z noriem a zbaviť sa aj takýchto audítorov. Lebo to všetko je vo vašich rukách. Vy si môžete vybrať, s kým budete spolupracovať a koho odmietnete. Ale to som sa už trošku rozhovoril.

Kde môžete získať normy ISO a ako najlepšie s nimi narábať, tak to si povieme v niektorom z ďalších dielov. Keďže je toto prvý podcast, chcel by som zažať jedným veľmi dôležitým bodom, čo sa týka auditovania a to je vytvorenie si kontrolného listu. Čo je to kontrolný list? Pomocou kontrolného listu si vieme preveriť, ako jednotlivé požiadavky noriem ISO spĺňa náš systém resp. naša organizácia, aby sme sa mohli do budúcna zlepšovať. Čiže, začneme ako keby od konca a povieme si, alebo ukážeme si na príklade, ako si tento kontrolný list úplne jednoducho pripravíme a spracujeme pre ktorúkoľvek normu ISO.

Príprava je naozaj najdôležitejšia činnosť každého audítora. Kontrolné listy, alebo dotazníky, alebo checklisty obsahujú podklady pre získanie všetkých potrebných informácií z auditu. To znamená, že naše kontrolné listy budú obsahovať otázky na jednotlivé požiadavky normy, ktorú auditujeme. Správne vypracovaný kontrolný list nás jednoducho prevedie všetkými požiadavkami normy, ktoré pri audite preverujeme. Ako si teda pripraviť takýto kontrolný list?

Existuje niekoľko možností. Ja Vám však odporučím jednu, s ktorou máme veľmi dobré skúsenosti a  osvedčila sa nám najlepšie.

Ako prvé, stanovte si formu. Stanovte si formu podľa toho, aké máte možnosti, ako budete kontrolný list používať. Môžete si zvoliť elektronickú alebo tlačenú formu. Dlhé roky sme používali tlačené kontrolné listy, ktoré sme pri audite vypĺňali. Každý list a každá oblasť musela byť samostatne, aby sme si ich vedeli rozdeliť a nemuseli sme behať s kontrolným listom od jedného audítora k druhému. Časy sa však zmenili a v dnešnej dobe je už kopec softvérových nástrojov, ktoré vám umožnia krásne vypĺňať formuláre elektronicky. Môžete si ich medzi sebou zdieľať a upravovať online. Jednoduché kontrolné listy môžete vytvárať napríklad pomocou nástroja formuláre od Google, alebo môžete využiť niektoré cloudové riešenie so zdieľanými údajmi, napríklad z balíka Office od Microsoftu.

Zároveň ako druhé, stanovte si vzhľad. Aby ste sa v kontrolnom liste vyznali. Je to dôležité. A samozrejme, nie len vy. Váš kontrolný list budú používať všetci členovia audítorského tímu a možno sa k nemu budete vracať ešte niekoľko rokov po audite. Nám sa osvedčilo tabuľkové rozloženie.

V prvej časti máme základné informácie o audite. Môžeme to nazvať aj úvodná časť. Čiže, je tam dátum a miesto auditu, preverovaný systém manažérstva a príslušné označenie ISO normy, ďalej údaje o auditovanej organizácii, prípadne tu máme poznámky k organizácii auditu.

Druhá časť kontrolného listu je požiadavková. Tu si vypíšeme všetky požiadavky, ktorých plnenie musíme v rámci auditu preveriť. Je to časovo najnáročnejšia časť tvorby kontrolného listu. Požiadavky sa snažíme formulovať ako otázky, aby sme na nich vedeli jednoducho odpovedať.

Poďme si vytvoriť zopár otázok do kontrolného listu. Bude to samozrejme len príklad, ale podľa neho si budete vedieť pripraviť otázky pre kontrolný list ku ktorejkoľvek norme. V rámci školenia pre interných audítorov na stránke www.iso-skolenie.sk vysvetľujem túto problematiku pre systém manažérstva kvality podľa ISO 9001: 2015 a to na článku 5.2.1. - Vypracovanie politiky kvality. Môžete si nalistovať, ak máte.

Chceme teda preveriť, či je vo vašej organizácii vypracovaná politika kvality podľa požiadaviek normy. Prečítame si teda, čo požaduje norma?

Vrcholový manažment musí vypracovať, implementovať a udržiavať politiku kvality, ktorá:

  1. a) je vhodná na účel, pre súvislosti organizácie a jej strategické smerovanie;
  2. b) poskytuje rámec na nastavenie cieľov kvality;
  3. c) obsahuje záväzok na splnenie aplikovateľných požiadaviek;
  4. d) obsahuje záväzok na trvalé zlepšovanie systému manažérstva kvality.

Fajn. Do kontrolného listu si podľa toho uvedieme kontrolné otázky. Formulujeme ich tak, aby sa dalo na ne jednoducho odpovedať. Čiže, najlepšie bude, ak na otázku bude nadväzovať odpoveď: „áno/nie“, alebo „splnené/nesplnené“. Ak by ste chceli presnejšie výstupy z auditu, plnenie môžete vyjadriť aj percentuálne, prípadne môžete použiť bodovanie, alebo známkovanie.

Takže prvá otázka z prvej vety: Vypracoval, implementoval a udržiava vrcholový manažment politiku kvality? Môžete ju použiť v celku, alebo rozdeliť na menšie: Vypracoval vrcholový manažment politiku kvality? Implementoval vrcholový manažment politiku kvality? Udržiava vrcholový manažment politiku kvality? Pri audite zistíte, aká je skutočnosť a zaškrtnete odpoveď. Celkom jednoduché.

Druhá otázka, podľa bodu a): Je Politika kvality vhodná na účel, pre súvislosti organizácie a jej strategické smerovanie? Jednoducho to odpíšete z normy. Nie je to vôbec žiadna veda.

Ďalšia otázka, podľa bodu b): Poskytuje politika kvality rámec na nastavenie cieľov kvality? Myslím, že je to jasné.

Presne takto opíšete z normy aj požiadavku k bodu c) a d). Vytvorili ste súbor otázok do kontrolného listu pre ISO 9001, kapitola 5.2.1. "Vypracovanie politiky kvality“. Keď takto spracujete všetky kapitoly normy, máte kontrolný list, ktorý vám v nezmenenej forme vydrží roky.

My sme do tabuľky v kontrolnom liste pridali ku každej otázke ešte dve políčka. Políčko „plnenie“ a políčko „poznámky“. Plnenie je odpoveď na otázku. Ako sme už hovorili, vyberte si taký spôsob hodnotenia plnenia, ktoré vám najlepšie vyhovuje. Môžete mať napríklad „áno“, čiže plní požiadavku, „nie“, čiže neplní požiadavku. Do druhého políčka „poznámky“ si píšeme samozrejme poznámky z auditovania. Čiže s kým sme o požiadavke hovorili, kto je zodpovedná osoba, prípadne tam uvedieme odkaz na dokument, ktorý dokazuje plnenie požiadavky. Kľudne sem píšte aj dôvod vášho hodnotenia, alebo naformulujte nezhodu.

V tretej a záverečnej časti kontrolného listu máme miesto na identifikáciu audítora, ktorý jednotlivé požiadavky preveroval. Môžete to vyriešiť napríklad aj podpismi na konci kontrolného listu. Identifikácia audítora je veľmi dôležitá pri formulácii záverov z auditu.

Toľko zatiaľ o kontrolnom liste. Teším sa na vás pri ďalšom diely podcastu Slovenskej certifikačnej spoločnosti. Mate krásny deň a úspešné zlepšovanie!